폴란드 전자 인보이스 시스템 도입

폴란드는 행정서비스 전산화의 일환으로 전자 인보이스(폴: e-Faktura) 시스템을 도입했다. 전자 인보이스란 컴퓨터 파일 형태로 발행되는 일반 디지털 인보이스를 의미하는 것이 아니다. 전자 인보이스는 폴란드 재무부가 운영하는 온라인 시스템(폴: Krajowy System e-Faktur, KseF)에서 정부의 표준 양식에 맞추어 해당 정보를 기입하고 고유번호를 발급받은 인보이스를 의미한다. 전자 인보이스 발행이 의무화되면 이외의 형식으로 발행된 인보이스는 법적으로 효력을 가지지 못하게 된다.

이 제도의 도입을 위해 폴란드는 2022년 1월 1일 전자인보이스법을 발효했고 2022년 6월 17일 유럽연합 위원회는 폴란드가 2024년 1월 1일부터 전자 인보이스를 도입하는 것을 승인했다. 이로써 폴란드는 스페인, 포르투갈, 이탈리아에 이어 유럽에서 전자 인보이스 시스템을 도입하는 4번째 국가가 됐다. 이탈리아의 경우 2017년 도입, 2년간의 계도기간을 거쳐 2019년부터 전자 인보이스 발행을 의무화했다. 2022년 제정된 폴란드 전자인보이스법은 앞서 제도를 도입한 이탈리아 법을 참조해 제정됐다.

원래 이 제도는 2024년 1월 1일부터 시작될 예정이었으나 재무부가 기업들의 요구사항을 수렴 후 개정안을 발의해 2024년 7월 1일부터 시행된다. VAT 납세자가 아닌 경우는 반년의 기간을 더 연장해 2025년 1월 1일부터 제도의 적용을 받게 된다. 폴란드 전자 인보이스 시스템은 2022년 초반부터 시행되고 있으며 의무 발행 개시일 이전까지는 기업들이 자발적으로 전자 인보이스 시스템을 사용할 수 있다.

<폴란드 재무부 전자 인보이스 플랫폼>

[자료: www.podatki.gov.pl/ksef]

전자인보이스시스템법의 주요 사항

전자인보이스법 중 가장 중요한 것은 전자 인보이스 발행이 기업과 고객 간의 거래(B2C)에는 해당하지 않고 기업 간 거래(B2B)에만 발행 의무가 적용된다는 점이다. 이외에도 납세자의 전산시스템 장애로 전자 인보이스 등록·발행이 불가능할 경우 다른 형태로 인보이스를 발행한 후 익일에 전자 인보이스 시스템에 반드시 등록해야 한다. 현재 양식으로 발행하는 지류 인보이스나 간이 인보이스는 2024년 12월 31일까지 발행할 수 있으며 이러한 사항을 위반 시 관련 처벌 규정은 2025년 1월 1일부터 적용된다.

전자 인보이스의 장점

전자 인보이스 제도의 도입으로 폴란드 세무서는 국내에서 발행되는 모든 인보이스에 접근할 수 있게 돼 효율적으로 세금을 징수, 탈세를 예방할 수 있게 된다. 그리고 폴란드 전 기업이 재무부의 표준 양식을 사용하게 되므로 인보이스를 표준화하게 된다.

인보이스는 재무부 시스템상에서 디지털 XML 형태로 10년간 보관되므로 기업의 입장에서는 인보이스의 분실 문제를 해결할 수 있으며 보관이 용이하다. 그리고 전 회계기간 동안 전자 인보이스를 사용한 기업의 부가세 환급 기간이 60일에서 45일로 단축된다. 또한 전자 인보이스에 기록한 정보는 자동으로 부가세 신고양식인 JPK_FA로 전송된다. 이것은 부가가치세 정산의 오류 발생을 방지해 줄 수 있다. 한편 고객사는 발행된 인보이스를 실시간으로 확인할 수 있다는 장점이 있다.

전자 인보이스 도입을 위한 준비사항

현재 재무부 플랫폼에는 실제 법률적 효력이 있는 전자 인보이스의 발행이 가능한 프로그램이 제공되고 있다. 또한 전자 인보이스의 의무 도입에 앞서 현재 사용할 수 있는 데모 프로그램과 테스트 프로그램도 운영되고 있다. 거래량이 많지 않은 소규모 기업은 이 무료 프로그램을 이용해 전자 인보이스를 발행할 수 있다. 한편, 기존의 디지털 인보이스 발행 프로그램을 사용하고 있는 기업의 경우 재무부의 전자 인보이스 플랫폼과 자사 시스템을 통합해 두 시스템이 원활하게 연동될 수 있도록 준비해야 한다.

<IT 솔루션 전문 업체인 Comarch사의 전자인보이스 시스템 연동 솔루션 홍보 이미지>

[자료: www.comarch.pl]

또한, 표준 양식인 전자 인보이스는 발행 시 일반적으로 기재하는 사항들뿐만 아니라 폴란드부가가치세법(폴: ustawa o podatku od towarów i usług)이 요구하는 모든 정보를 등록하게 돼 있다. 따라서 기존에 기업들이 작성하던 내용 외에 그동안 수집하지 않던 자료도 요구될 수 있으므로 이에 따른 대비도 필요하다. 그리고 IT 및 기술적인 준비 외에도 회계 담당 직원의 교육을 진행해야 한다. 전자 인보이스 발행을 위해 입력되는 모든 정보는 실시간으로 세무 당국에서 확인할 수 있으므로 새로운 시스템에 대한 적응과 활용방법뿐만 아니라 입력되는 정보의 정확성과 적절성을 직원이 인지할 수 있도록 교육해야 할 것이다.

시사점

2019년 통계에 따르면 폴란드 기업 중 수기가 아닌 컴퓨터로 발급하는 디지털 인보이스를 사용하는 기업이 약 75%인 것으로 나타났다. 이렇게 디지털 인보이스 발행 기업의 비율이 높은 원인은 폴란드 정부가 JPK파일을 통해 부가가치세를 신고하도록 했기 때문이다. 2024년 도입될 전자 인보이스 시스템도 폴란드 세무 시스템의 디지털화를 앞당길 것으로 전망된다. 초기에 제도 정착을 위한 혼란이 다소 있을 수는 있으나 전자 인보이스 발급제도는 세금 징수의 효율화, 인보이스 관리 비용 최소화 등 국가와 기업의 세무 운용에 크게 기여할 것으로 기대된다.

한편, 폴란드에 고정 사업장이 있는 해외 기업의 경우에도 폴란드 부가가치세 규정에 따라 고객사에 전자 인보이스를 발행해야 한다. 따라서 폴란드에 진출한 우리 기업도 예외는 아니므로 사업장에서 사용하고 있던 기존 인보이스 발급 시스템과 재무부의 전자 인보이스 플랫폼이 잘 연동될 수 있도록 미리 점검하고 준비해야 한다. 또한 전자 인보이스의 경우 상시 정보가 세무 당국에 의해 조회될 수 있으니 민감하거나 부정확한 정보를 입력하지 않도록 직원교육에도 신경을 써야 한다.

자료: 폴란드 재무부, www.podatki.gazetaprawna.pl, www.muratorplus.pl, www.rp.pl, www.pwc.pl, www.ey.com/pl, KOTRA 바르샤바 무역관 자료 종합