캐나다, 정부조달시장 진출 가이드

- 입찰 신청서와 제안서 마련 방안 소개 -

- 한국기업, Subcontractor로 현지 조달시장 진출이 가장 현실적 -

     

     

     

□ 캐나다 정부 조달시장 개요

     

 ○ 연간 175억 달러 이상의 대규모 시장

  - 캐나다 정부 조달시장은 연간 175억 달러(약 200억 캐나다달러) 이상 규모의 세계 최대 정부 조달시장 중 하나임.

  - 2009년 캐나다 연방정부는 경기부양책의 일환으로 105억 달러 규모의 공공부문 투자계획 발표

  - 정부의 공공부문 투자는 주택 건설(69억 달러), 리노베이션 보조금, 세금인하, 정부 서비스 확대 등을 골자로 함.

  - 이러한 정부의 대대적인 공공부문 투자계획으로 인해 당분간 캐나다 정부 조달시장도 크게 확대될 것으로 전망

 

 ○ 주요 기관 및 시스템

  - 캐나다 연방 공공사업 및 정부 서비스부(Public Works and Government Services Canada, 이하 PWGSC)는 주요 대규모 계약건을 포함해 절반 가량의 연방정부 조달건을 관리하는 캐나다 중앙 정부조달부서

  - 온라인 정부조달 시스템인 MERX(www.merx.com)를 통해 정부조달 입찰기회 통지와 입찰진행을 실시

  - 일정금액 이하의 경우, 공개입찰을 시행하지 않고 공급업체 등록정보 DB(SRI, ACCORD, SPEC)를 이용해 향후 조달 계획을 위한 유망 공급업체를 선별 및 발굴

  - MERX나 공급업체 등록정보 DB 관리는 PWGSC에서 관할

  - 한편 PWGSC뿐만 아니라 각 연방부서나 주·시 정부 부서도 MERX나 공급업체 등록정보 DB 사용

  - 소규모 계약의 경우 MERX나 공급업체 등록 정보 DB를 사용하지 않고 각 연방부서나 주·시 정부 부서에서 직접 관리하는 경우도 있음.

 

□ 캐나다 연방 공공사업 및 정부 서비스부(PWGSC) 개요

 

 ○ 개요

  - PWGSC는 대규모 주요 연방정부 프로젝트와 100여 개의 연방정부 부서, 유관기관 및 정부 투자기관을 대신해 물품 및 용역조달 업무를 수행하는 공식 정부조달부서

  - 연간 총 85억 달러, 6만 개 이상의 정부조달계약을 관할

  - PWGSC는 중앙화된 정부조달 시스템을 통해 불필요한 인력낭비를 방지하고 후보업체에 대한 공정한 평가를 실시하기 위해 설립

  - PWGSC는 12개 하위부서로 이뤄져 있으며 캐나다 온타리오, 퀘백주 등 5개 지역과 유럽, 워싱턴 D.C. 내 사무소를 운영

  - PWGSC 관할 조달 프로젝트 카테고리는 다음과 같음.

   · 5000캐나다달러 이상 규모의 물품 조달건

   · 1만 캐나다달러 이상 규모의 프린팅 계약건

   · 건축, 엔지니어링, 법률 서비스와 같은 필수 서비스 계약건

   · 그 외 2만5000캐나다달러 이상 규모의 계약건

     

PWGSC 조직도

    

자료원 : PWGSC 웹사이트

 

 ○ PWGSC 내 주요 하위부서

  - PWGSC내 캐나다 정부조달 업무와 가장 연관성이 높은 3개 부서는 다음과 같음.

  - Acquisitions 부서 : 타 정부기관을 대신해 일반적인 정부조달 서비스 담당

  - Real Property 부서 : 부동산 관련 전문 부서로 캐나다 내 최대 규모의 다양한 부동산 포트폴리오 운영과 건설, 건축 및 엔지니어링 서비스, 컨설팅 등을 중점으로 하는 조달서비스 담당

  - Information Technology Services 부서 : 캐나다 연방 및 주정부에 일반적인 정보관리 및 정보기술 체계를 조달하고 전달하는 서비스 담당

     

PWGSC 주요 하위부서 웹사이트

부서명	웹사이트
Acquisitions	http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/entreprises-business-eng.html
Real Property	http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/services/bns-prprt-eng.html
Information Technology Services	http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/services/tchnlg-eng.html
	컴퓨터부문 조달 가이드 : http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/services/bns-prprt-eng.html
	소프트웨어 라이선싱 부서 : http://logiciels-software.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-eng.cfm

자료원 : PWGSC, KOTRA 토론토KBC 보유자료

 

MERX나 공급업체 DB 통한 정부조달 프로세스

주 : RFP - Request for Proposal(제안요청서), RFB - Request for Bid(입찰요청서),
RFQ - Request for Quote(견적요청서), RFI - Request for Information(정보요청서)
자료원 : PWGSC, KOTRA 토론토KBC 보유자료

 

□ 입찰요청서(RFB)&제안요청서(RFP) 작성 방안

     

 ○ 입찰요청서(RFB)

  - 정부는 대부분 조달 입찰의 경우 입찰요청서(Request for Bid, 이하 RFB)를 기업에 배포

  - RFB에는 입찰과 관련해 명확한 필수사항이 명시돼 있음.

  - 정부는 각 회사의 신뢰도와 제시한 가격, 정부에서 지정한 RFB 필수사항을 얼마나 제대로 만족시켰는지 여부로 입찰대상자 평가

 

 ○ 제안요청서(RFP)

  - 정부는 문제에 대해서 여러 가지 해결책이 가능하거나 매우 획기적인 해결책이 필요할 경우 RFB 대신 제안요청서(RFP)를 기업에 배포하기도 함.

  - RFP에 대한 답변으로 제안서를 작성할 때, 기업은 정부에서 이야기하는 문제에 대한 정확한 이해와 판단이 필요함.

     

 ○ PWGSC에서 제안하는 입찰신청서와 제안서 작성 Tip은 다음과 같음.

 

1. 배포된 RFB나 RFP에 부여된 Reference 번호, PWGSC 파일번호와 날짜, 회사 담당자명, 연락처, 주소 등은 꼭 맨 처음장에 포함돼야 함. 2. 프로젝트와 관련해 가장 중요한 포인트를 포함하는 부분을 부각시켜주는 Executive Summary는 반드시 포함돼야 함. 3. 주요 필수주제별 페이지까지 제대로 표기한 정확한 목차(Table of Contents) 포함 여부도 중요 4. 제안서가 파트별로 분리돼 각기 다른 담당자에 의해 검토될 수도 있으므로 페이지마다 PWGSC 파일번호와 회사 로고 혹은 상호 부착 필요 5. RFP에 나온 번호 순서를 그대로 이용해 각 필수사항에 대한 명확한 답변 작성 필요. 필수사항 평가는 등급제나 포인트제가 아닌 합격, 불합격으로만 판단되며 모든 필수사항을 충족시키는 제안서만 고려대상으로 남게 됨.    6. 필수사항 충족 평가 이후, 남은 제안서만을 대상으로 부가가치 평가를 위한 분야별 포인트 평가를 실시. 각 분야에 대한 최대 포인트는 RFP에 명시될 것이며, 제안서가 고려대상으로 남기 위해서는 전체 최소 포인트나 분야별 최소 포인트를 달성해야 함. 7. 제안서에서 가장 디테일을 요하는 기술섹션은 다른 기업과의 차별을 확실히 부각시켜 줄 수 있는 부문으로 기술섹션 작성 Tip은 다음과 같음.   1) 기술섹션 작성은 프로젝트 개요, 필요성, 목적, 이유 설명으로 시작   2) 프로젝트에 사용될 테크닉과 방법부터 타당성 분석, 세부업무, 완료 예정일, 성공가능성, 문제점과 그에 따른 비상계획 등을 모두 다루는 디테일한 사업계획 설명 필요   3) 프로젝트에 참여하는 인원 수와 프로젝트에 배정될 직원들의 전문성 및 노동 예상시간에 대한 정보 제공   4) 계약 수주 시 사업을 이끌어 나갈 전략 방안   5) 경영진 자격(학력, 경험)과 프로젝트 목적 달성을 위해 경영진이 어떠한 역할을 할 것인지에 대한 아웃라인 제공 필수. Subcontractor 이용 시에도 Subcontractor 직원들에 대한 정보 제공 필요 8. 명확한 가격정보 및 비용 사용 용도 표기 9. RFB/RFP에 사인 후 제안서와 동봉 10. 기한일 엄수

자료원 : PWGSC

     

□ 정부 조달시장 진출 방안

     

 ○ 정부 조달 담당자와의 네트워킹 조성 필요

  - 캐나다 정부조달 담당자와 긴밀한 관계가 조성된 일부 업체는 입찰정보를 사전에 입수할 수도 있으므로 정부 당국자와의 네트워킹 조성은 캐나다 정부 조달시장 진출에 있어서 필수사항임.

  - 관련 산업을 담당하는 PWGSC의 구매 담당 에이전트와의 관계구축을 통해 새로운 수주건이나 조달과정 등에 대한 정보를 얻는 노력 필요

  - 특히 PWGSC 관할이 아닌 소규모 계약건에 집중할 경우 이를 관장하는 각 부서 Materiel 매니저와 돈독한 관계 유지 필수

  - 각 부서 Material 매니저와의 관계구축을 통해 부서마다 요구하는 다양한 니즈를 파악하고 그에 적합하게 변형된 제품과 서비스 제공 가능

  - 정부 당국자와의 긴밀한 관계를 통해 기업은 우선 공급자(Preferred Supplier)로도 선정될 수 있고 다른 정부 부서로의 진출도 더욱 용이해짐.

     

 ○ 현지 업체와의 파트너십이나 조인트벤처 통한 진출

  - 캐나다 정부 조달시장에 처음 진출하거나 규모가 큰 계약 수주를 추진할 경우에는 현지 업체와의 파트너십이나 조인트벤처를 통한 진출을 권고함.

  - 현지 업체와의 협력은 수주에 실패할 경우 위험부담을 덜어주는 효과도 있음.

     

 ○ Target Promotion

  - 정부조달 결정은 특정기관이나 부서에서만 관할하는 경향이 강하므로 일반 정부를 대상으로 한 대량광고(Mass Advertising)보다는 계약 수주가능성이 가장 큰 특정기관이나 부서를 선택한 후 집중적인 Target Promotion을 진행해야 함.

  - 타깃으로 삼을 특정기관이나 부서가 정해지면 그곳의 조달 관련 주요 인물을 상대로 회사를 인식시키고 계약 수주를 위해 적합한 제품이나 서비스를 파악하는 노력 필요

     

 ○ Subcontractor로 시장 진출

  - 한국기업이 캐나다 정부 조달시장에 프라임 벤더로 참여하기 위해서는 대체로 다음과 같은 장애물에 직면하므로, 기존 정부조달 벤더를 대상으로 한국산 제품을 납품하는 Subcontractor로 시장에 진출하는 것이 가장 현실적임.

   · Insider Market 정보 : 캐나다정부와 긴밀한 관계가 조성돼 있는 일부 업체는 때때로 공식공고가 올라가기 전에 입찰정보를 입수하기도 함.

   · 수입제품에 대한 배타적인 성향 : 정부조달 발주처는 캐나다 기업 및 제품을 간접적으로 지원하기 위해 캐나다산 또는 북미산 상품을 조달받기를 선호하며, 비공식적으로 유통업자들에 북미 상품 공급을 강요하는 경우도 발생

   · 짧은 입찰기한 : 입찰공고부터 마감까지의 기한은 보통 2~5주이며 견적 산출, 샘플 제작, 공급원 물색 등 현지시장에 익숙하지 않은 한국업체에는 이러한 입찰기한이 부족할 수도 있음.

   · 물류 및 사후관리 어려움 : 현지 내 지사가 설립되지 않은 한국업체는 물류지원 및 제품 사후관리 서비스 제공이 불가능해 타 현지업체 대비 경쟁력이 낮을 수 있음.

  - 그러므로 한국기업은 유연한 물류지원 및 사후관리, 현지 기업과의 네트워크 활용, Prime Contractor 발굴 등을 위해 KOTRA의 지원을 통해 캐나다 정부 조달시장에 Subcontractor로 진출하는 것이 적합한 방법으로 보임.

   

 ○ Supplier Registration Information(SRI) System 업체 등록과 온라인 정부조달시스템(MERX)을 통한 진출

  - 상기 언급한 바와 같이 조달업체 DB인 Supplier Registration Information(SRI) System 업체 등록과 온라인 정부조달시스템(MERX)을 통한 진출도 고려할 만함.

  - 이와 관련한 자세한 사항은 추후 글로벌윈도우에 게재될 예정이므로 참고 바람.

 

 

자료원 : PWGSC 웹사이트, 미국 상무부(U.S. Commercial Service), KOTRA 토론토KBC 보유자료 종합