로마에 가면 로마법을, 미국에 가면 미국법을

- 현지 비즈니스 관행 미리 파악하고 협상 진행해야 -

- 바이어와의 상호작용 중요, 예기치 않은 상황 만들지 않아야 -

 

 

 

□ 바이어와의 미팅 시 주의 사항

 

 ○ 바이어 상담 시 준비 사항

  - 상담 전 한 페이지로 된 회사 소개, 상담 목적 등 사인이 들어간 비즈니스 레터와 명함을 준비해야 함.

  - 또한 카탈로그를 송부할 때 비즈니스 레터를 포함시키면 바이어에게 좋은 인상을 심어줄 수 있음.

  - 카탈로그는 제품 설명이 세부적으로 된 것을 사전에 송부해야 함. 이 경우 상담 때에는 제품 설명보다는 계약 관련 내용에 초점이 모아지는 장점이 있음. 그러나 허술하게 만들어진 카탈로그는 역효과를 불러일으킬 가능성이 크다는 점에 유의해야 함.

  - 카탈로그에는 미국으로 수출하는 품목의 수와 단위를 ft와 inch 또는 pound로 준비하는 것이 제품 설명에 도움이 됨.

  - 영문 번역은 간결한 미국식으로 하는 것이 좋으며 한국문장을 영어로 다시 만든다는 자세로 불필요한 부분은 삭제하고 처음으로 전문가에게 의뢰해 친근한 문장의 미국식 번역을 하면 바이어들에게 좋은 인상을 심어줄 수 있음.

  - 한편 상담 전에 바이어들의 신뢰를 얻을 수 있는 웹사이트를 구축하는 것이 바람직함.

  - 웹사이트는 상대 기업의 규모를 파악하는 중요한 수단이며 바이어가 거래 희망업체의 웹사이트를 방문했을 경우, 잘 단장된 웹사이트는 한국업체의 신뢰성을 높이는데 많은 도움이 됨.

  - 그러나 빈약한 웹사이트는 수준 이하의 업체로 인식되고 거래 상대방으로 적합하지 않다고 판단될 수 있으므로 이 경우 차라리 웹사이트를 알려주지 않는 것이 나을 수 있음.

 

 ○ 상담 시 비즈니스 매너

  - 첫 대면 시 긍정적인 인상을 심어주는 것이 중요함. 상담이 잘 안된다거나 의사소통 장애 등의 이유로 얼굴을 찌푸리는 등의 몸짓은 부정적인 영향을 초래할 가능성이 큼.

  - 당장 거래가 이뤄지지 않더라도 상대방은 미래의 바이어라는 인식을 가지는 것이 무엇보다 중요함.

  - 또한 겸손한 자세로 상담해야 함. ‘이 분야는 내가 더 잘 알지’ 하며 상대를 가르치는 말투를 지양하고 아주 겸손하고 부드럽게 상담에 임하는 자세가 필요함.

  - 처음부터 엑셀 프로그램으로 정리된 가격표와 제품 설명서를 제시하고 상담에 뛰어들기보다는 날씨, 문화, 상대방의 취미와 특기 등 다양한 주제를 통해 바이어와 편안한 대화(Small Talk)를 하면서 바이어의 성향을 파악하는 노력이 필요함.

  - 이를 통해 바이어의 마음을 편하게 하고 인간관계를 구축하면서 제품의 사양과 가격 이야기로 자연스럽게 넘어가는 것이 바람직함.

  - 상담 중인 바이어와 제품의 사양과 가격이 정확히 맞지 않아도 다른 곳에서 구하기 어려운 아주 구체적인 미국 시장정보를 얻을 수 있거나 다른 바이어를 소개받을 수도 있으니 겸손하고 진지한 자세로 상담에 임하는 자세가 중요함.

  - 상담 시에는 제품의 정확한 스펙과 효능, 구입시 얻는 이득 등을 구체적으로 설명해야 함. 이 경우 구체적인 자료를 통해 제시하면 거래 성사 가능성이 높아짐.

  - 제품 설명 시에는 반드시 검지를 사용해야 함. 한국에서는 가장 긴 중지를 이용하는 경우가 있는데 미국에서 중지는 상대방에 대한 욕으로 간주되므로 중지를 사용해 설명하는 것은 반드시 피해야 함.

  - 제품 관련 프레젠테이션을 진행하는 경우, 자료를 그냥 읽는 것이 아니라 듣고 있는 바이어들에게 질문을 던지고 호응을 유도하면서 인터액티브(Interactive)한 대화를 시도해야 함.

  - 현지 바이어들은 강의식 프레젠테이션보다는 발표자와 대화하며 이해하는 제품설명과 시연을 선호함.

  - 상담 중에 한국어로 이야기하면서 웃거나 화를 낼 경우 바이어가 오해할 소지가 있으므로 이러한 행동을 지양해야하며 불가피한 경우에는 사전 양해를 구하는 것이 바람직함.

  - 상담 후에는 느긋한 자세로 기다려야 함. 바이어가 관심이 있으면 자신의 업무계획에 맞춰 세부사항을 충분히 검토한 후에 해당업체에 연락을 취하는 것이 현지 관행임.

  - 상담 후 즉시 통보를 받지 못하더라도 기다리는 것이 좋으며 너무 독촉을 할 경우 오히려 반감을 살 가능성이 큼.

  - 옷차림은 정장을 하는 것이 바람직함. 넥타이를 매지 않는 경우에도 깔끔한 복장이 요구됨.

  - 첨단기술 제품을 포함한 모든 기기류는 현지 스탠더드인 110V, 60Hz에 맞추어야 하며 인종 차별적 표현, 음주, 흡연 등에 있어서도 특별한 주의가 필요함.

  - 특히, 흑인을 'African American'이라고 칭하고 'Negro'라는 표현은 절대 쓰지 말아야 함. 한국식의 음주문화에 익숙하지 않는 바이어들이 많으므로 술을 권할 경우 각별히 주의해야 하며 바이어가 사양할 경우에는 지속적으로 술을 권하지 않아야 함.

  - 바이어와 이야기할 때에는 꼭 Could, Please, Thank you so much 등의 표현으로 기본적인 예절을 지키는 것이 바람직함.

  - 한편, 'Next time'이라는 표현은 바이어에게는 약속을 의미하는 긍정적인 의미로 이해될 수 있으므로 신중히 사용해야 함.

  - 모든 계약서는 표준 계약서와 첨가 계약서가 있는데, 특히 첨가 계약서는 당사자들끼리 협의하는 사항이므로 매우 주의해 작성해야 함.

  - 바이어들은 저녁식사를 개인적인 관계를 위해 사용하는 경향이 강하고 대부분 비즈니스 미팅은 점심식사와 연계해 진행하는 경우가 많음.

  - 식사 때 사전에 바이어와 만나기로 한 사람들 외에 다른 사람들을 임의로 초대하는 것은 지양할 필요가 있음. 다른 사람들을 초대할 경우 사전에 바이어에게 알리고 양해를 구하는 것이 바람직함.

  - 한국업체들은 바이어와 상담을 진행한 후 이후의 만남에서 현지에서 비즈니스를 중개할 Middle-Man을 소개하는 경우가 있는데, 이 경우 직거래를 원하는 바이어의 반감을 살 수 있으므로 사전에 양해를 구하는 자세가 요구됨.

  - 실제로 일부 한국업체들이 바이어에게 사전에 알리지 않고 식사 자리에 중개인을 대동하고 나타나 직거래를 원하는 바이어가 싫어한 경우가 다수 보고됨.

 

 ○ 전시회에서 지켜야 할 부스 매너

  - 상담요원이 부스 내에 앉아 있으면 내방 바이어는 상담요원으로부터 누가 부스를 방문해도 개의치 않는다거나 다른 사람으로부터 방해받고 싶지 않다는 느낌이 들 수 있음.

  - 환영받지 않는 상담을 하고 싶은 바이어는 없으므로 부스에서는 바른 자세로 서서 바이어를 맞이해야 함.

  - 또한 부스 안에서 책이나 잡지를 읽고 있는 자세를 지양해야 함. 바이어는 상담요원이 책을 읽는 모습을 보고 감명받지 않음.

  - 일반적으로 미국에서는 금연분위기가 보편적이므로 담배를 피고 난 후에는 구강청정제 등으로 입냄새를 제거할 필요가 있음. 또한 마늘과 김치 냄새 등도 구강청정제를 통해 사전에 예방할 필요가 있음.

  - 바이어들은 상담요원이 음식을 먹고 있으면 방해하고 싶지 않다는 생각을 함. 따라서 전시회 기간 중 부스에서 마시거나 먹지 말아야 함.

  - 부스 내에서는 껌을 씹지 말아야 함. 껌을 씹으면서 정확한 발음으로 대화를 나누기는 어려우며 바이어들에게 예의가 없다는 인상을 심어줄 가능성이 높음.

  - 내방한 바이어를 무시해서는 안됨. 상담요원이 상담 중일 때 바이어가 오면 상대방에 대한 인지표시를 하거나 같이 대화에 참가하도록 유도할 필요가 있음.

  - 가장 바람직한 방안은 추가로 상담요원을 배치해 바이어와 별도 상담을 진행하는 것임.

  - 전시회 기간 중 바이어의 옷차림 등 외관상의 모습으로 그들의 실질구매력을 판단해서는 안됨. 며칠 동안 계속되는 전시회를 둘러보기 위해 편안한 차림을 하는 바이어들도 있기 때문임.

  - 부스 내에서는 전화통화를 가급적 하지 않는 것이 좋음. 전화를 하는 시간만큼 바이어와의 상담시간이 줄어든다는 점을 유의해야 함.

  - 지나가는 바이어를 유치하기 위해 통로에 너무 가깝게 서 있으면 바이어의 시야를 방해하거나 통행에 장애요소가 됨.

  - 바이어가 가장 먼저 접하게 되는 것이 참가업체의 부스이므로 상담요원에게 부스청결에 대해 각별히 신경을 쓰도록 요구해야 함. 쓰레기통과 재떨이는 항상 비어 있어야 하며 카탈로그 등의 인쇄물과 서류가방, 옷 등은 잘 안 보이는 곳에 둘 필요가 있음.

  - 바이어의 명찰을 보고 상담 중에 이름을 부르는 것도 바람직함. 상담 중에 바이어의 이름을 기억하고 이름을 호명하면 친근감을 불러일으킬 수 있음. 이 경우 바이어의 성을 미스터와 미스를 붙여 호명하는 것이 예의 바르다는 인상을 심어줌.

  - 명함과 제품설명서 등을 충분히 비치하는 것이 바람직함.

 

□ 시사점

 

 ○ 현지 비즈니스 관행 파악하고 따라야

  - 로마에 가면 로마법을 따르라는 말이 있듯이 미국 바이어와 상담 시 사전에 바이어에 대한 정보와 상대업체 정보를 파악하고 바이어가 익숙한 문화코드로 상담을 진행할 필요가 있음.

  - 바이어들에게 예의 바르고 사전에 준비를 철저히 했다는 인상을 심어주면서 그들과 대화하는 방식으로 상담과 프레젠테이션을 진행해 인간관계를 구축하는 노력이 요구됨.

 

 

자료원: 현지 바이어 인터뷰, KOTRA 로스앤젤레스 무역관 자체 보유자료 종합