에너지 비용의 상승, 높은 세금, 숙련 노동자의 부족 외에도 복잡한 행정 및 세무 절차는 독일 기업에 가장 큰 부담이자 투자에 있어 주요 장애물 중 하나로 작용하고 있다. 이에 따라 관료주의를 완화하는 것이 기업의 부담을 완화하고 경쟁력을 강화하는 데 매우 중요한 과제가 됐다. 이러한 배경에서 독일 연방정부는 제4차 관료주의 완화법(BEG IV)을 발의했으며, 2024년 9월 연방하원에서 의결된 후 같은 해 10월 연방상원에서 최종 통과됐다.

<연방법률관보에 공표된 제4차 관료주의 완화법>

[자료: 연방법률관보]

연방정부는 이 법이 2025년 1월 1일부터 시행됨에 따라 연간 약 9억4400만 유로의 비용 절감 효과를 가져올 것으로 기대한다. 그렇다면, 이 법의 시행으로 구체적으로 어떤 점이 변화하게 되는지 자세히 살펴보자.

1. 회계 문서의 보존 기간 단축

이번 관료주의 완화법의 시행으로 상업 및 세법상 회계 증빙 서류의 보관 기간이 기존 10년에서 8년으로 단축된다. 보관 기간의 단축은 추가적인 보관 공간 임대가 불필요해지는 등 보관 비용 절감 효과를 가져올 뿐만 아니라, 서버와 같은 전자 문서 저장 비용도 줄일 수 있다. 독일 연방정부는 이를 통해 연간 약 6억2600만 유로의 비용 절감 효과를 기대하고 있다.

2. 세무 자문 중앙데이터베이스 구축

세무 자문 및 사회보장 업무를 간소화하기 위해 각종 서면 위임장을 대체하고, 중앙데이터베이스에서 이를 전자적으로 관리할 수 있도록 시스템이 구축될 예정이다. 기존에는 고용주가 각 사회보장 기관(예: 건강보험, 연금보험)마다 개별적으로 서면 위임장을 작성해 제출해야 했으나, 중앙데이터베이스 도입 후 사회보장 기관은 이 데이터베이스에 접근해 필요한 정보를 실시간으로 확인할 수 있게 된다. 이에 따라 고용주는 단 한 번의 전자적 위임만으로 업무를 처리할 수 있다. 연방정부는 이 조치를 통해 기존 번거로운 행정 처리 업무의 90%가 불필요해질 것으로 예상한다.

3. 호텔 신고 의무 면제

독일 국적자는 호텔 투숙 시 신고 의무가 면제된다. 기존에는 연방 신고법(Bundesmeldegesetz)에 따라 모든 투숙객이 이름, 주소, 생년월일 등의 개인 정보를 포함한 신고서를 작성해야 했으나, 올해부터 독일 국적자에 한해 이 의무가 사라진다. 독일 내 연간 관광 숙박 건수는 약 1억2900만 건으로 추산되며, 이번 조치로 약 300만 시간의 절약이 가능할 것으로 기대된다. 또한, 호텔 산업과 투숙객의 행정 부담이 줄어들어 연간 약 6200만 유로의 경제적 비용 절감 효과를 가져올 것으로 전망된다.

4. 법적 거래의 디지털화 확대

독일에서는 계약서와 같은 법적 문서에 자필 서명이 필수였으며, 이에 따라 문서 작성, 인쇄, 서명, 우편 발송 등의 절차에서 많은 시간과 비용이 소요됐다. 그러나 이번 관료주의 완화법을 통해 텍스트 형식을 법적으로 인정함으로써 이러한 과정을 간소화할 수 있게 됐다. 텍스트 형식은 자필 서명을 요구하지 않으며, 이메일, 문자 메시지(SMS), 메신저 앱 등을 통해 의사 표시를 전달하는 것만으로도 법적 효력을 가질 수 있다. 연방정부는 이 조치가 법적 거래와 관련된 시간과 비용을 크게 절감할 것으로 기대하며, 특히 중소기업에서 더 큰 효과를 발휘할 것으로 보고 있다. 전자 서명과 디지털 문서 관리 시스템의 도입은 기업과 개인 모두에게 행정 부담을 줄이고, 거래 과정을 더욱 효율적으로 만들어 줄 전망이다.

5. 디지털 고용계약

독일에서 대부분의 고용계약은 서면으로 작성되고 자필 서명이 필수적이었다. 그러나 서면 계약은 문서 작성, 발송, 보관 등에서 시간과 비용이 많이 소요되며, 특히 원격 근무와 국제 고용계약 체결 시 복잡한 절차가 문제로 지적됐다. 이번 관료주의 완화법은 이메일, PDF 문서, 전자 서명 등을 활용한 디지털 방식의 계약 체결을 허용한다. 이를 통해 근로 계약 체결 과정에서 투명성과 신뢰성을 유지할 수 있으며, 계약 내용을 디지털 문서로 보관함으로써 신속한 검토와 관리가 가능해진다. 독일 정부는 디지털 고용 계약서의 도입이 노동 시장의 디지털화를 가속화하고 행정 절차를 혁신적으로 간소화할 것으로 기대한다.

<독일 디지털 고용 계약서 전자 서명 예시>

[자료: RvK Repey von Köckritz Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB]

6. 주주총회 절차 간소화

이번 법안에는 주주총회를 간소화하는 조치도 포함된다. 기존 주주총회에서는 관련 서류를 종이로 제작해 주주들에게 개별적으로 발송해야 했는데, 이는 특히 상장 기업과 대규모 주주를 보유한 기업에 시간과 비용 면에서 큰 부담으로 작용했다. 그러나 이번 조치로 주요 서류는 기업의 공식 웹사이트를 통해 디지털 형식으로 공개하면 충분하다. 특히, 경영진 보수 관련 결의안과 같은 필수 서류는 더 이상 개별 발송할 필요가 없으며, 주주들은 필요한 정보를 웹사이트에서 자유롭게 열람할 수 있다. 또한, 주주총회 참여 방식도 원격 참여와 전자 투표를 통한 의결권 시스템이 강화될 예정이다. 이를 통해 주주들은 물리적 장소에 구애받지 않고 의사결정 과정에 더욱 자유롭게 참여할 수 있다. 이러한 절차 간소화는 종이 사용과 우편 발송을 대폭 줄이며, 자원 낭비를 방지하고 디지털화를 통해 더욱 지속 가능한 기업 운영을 가능하게 할 전망이다. 이는 기업의 운영 효율성을 높이는 동시에 환경 보호에도 이바지할 것으로 기대된다.

7. 디지털화 세금 고지서 도입 

디지털 세금 고지서 시스템도 이번 법의 시행에 따라 도입된다. 현재 독일 세무 당국은 매년 약 1억1600만 건의 세금 고지서를 우편으로 발송하며, 이를 위해 약 62억 장의 종이가 사용되고 있다. 그러나 디지털 세금 고지서가 도입되면 납세자는 더 이상 종이 고지서를 우편으로 받지 않아도 되며, 세금 고지서와 기타 세무 행정 문서를 세무 당국의 온라인 포털에서 열람하고 다운로드할 수 있다. 디지털 세금 고지서는 초기에는 선택 사항으로 제공되지만, 점진적으로 종이 기반 고지서를 대체할 예정이다. 연방정부는 이를 통해 납세자와 세무 당국 모두 시간과 비용을 절약할 뿐만 아니라, 행정 절차의 투명성과 신속성을 강화할 수 있을 것으로 기대하고 있다.

독일 기업 행정 절차의 새로운 전환점

제4차 관료주의 완화법은 행정 절차의 디지털화를 통해 독일 상법과 회사법에 따른 절차를 간소화하고, 기업 운영의 효율성을 높이는 데 기여할 것으로 보인다. 이와 관련한 주요 변화를 아래와 같이 살펴본다.

1. 유한책임회사법(GmbH-Gesetz)

이 법의 도입으로 회람 결의(Umlaufverfahren)에 대한 규정이 크게 개선됐다. 회람 결의란, 회사의 구성원들이 한자리에 모이지 않고 문서를 통해 결의를 진행하는 방식을 뜻한다. 회람 결의란, 회사의 구성원들이 한자리에 모이지 않고 문서를 통해 결의를 진행하는 방식이다. 기존에는 결의안 채택 시 만장일치와 다수결 여부에 따라 서로 다른 형식 요건을 충족해야 했으며, 이는 특히 소규모 기업이나 신속한 의사결정이 필요한 상황에서 시간과 비용 면에서 큰 부담으로 작용했다. 그러나 관료주의 완화법의 시행으로 이제 모든 회람 결의는 텍스트 형식(Textform)만으로 유효하게 인정된다. 텍스트 형식은 서면 서명이 필요 없으며, 이메일, PDF, 문자 메시지 등 간단한 디지털 형식으로 결의안을 작성하고 동의를 받을 수 있는 방식이다. 이번 변화는 유한책임회사(GmbH)를 포함한 소규모 기업들이 의사결정을 더 신속하고 효율적으로 진행할 수 있도록 돕는다.

2. 상업 규정(Gewerbeordnung)

사업장의 이전 또는 폐업과 같은 절차도 단순화됐다. 기존에는 사업장 이전 시 여러 기관에 각각 신고해야 했으나, 이제는 사업자 등록을 담당하는 관할 기관에만 신고하면 된다. 이는 사업체 운영과 관련된 행정 절차를 줄여 기업들이 시간과 비용을 절약할 수 있도록 한다.

3. 주식회사법(Aktiengesetz)

주식회사는 자본금의 25% 이상 보유, 자본 및 의결권의 과반수, 기타 자본회사 지분 참여와 관련된 사항을 통지해야 하며, 이는 주식회사법 제20조 및 제21조에 명시돼 있다. 기존에는 이러한 통지를 서면 형식으로 제출해야 했지만, 이제는 텍스트 형식으로 제출하는 것이 허용돼 관련 절차가 간소화됐다. 또한, 주식회사법 제124a 제4호에 따른 감사회의 보수, 이사회 구성원의 보수 체계 승인과 제113조 제3항 및 제120a조 제1항 및 제4항에 따른 연간 보수 보고서와 관련된 모든 문서를 회사 웹사이트에 공개하는 것으로 충분하다. 더 이상 이를 초대장 본문에 포함하거나 연방관보(Bundesanzeiger)에 게시할 필요가 없다. 이러한 변화는 주식회사의 행정 부담을 줄이고, 더욱 효율적인 운영을 가능하게 할 것으로 기대된다.

시사점

살펴본 바와 같이, 독일에서 관료주의 완화법이 시행되면서 행정 및 세무 절차를 포함한 여러 부분이 간소화되고 효율화될 것으로 기대된다. 이러한 변화는 독일에 투자하거나 진출하려는 우리 기업에 초기 행정 처리 과정에서의 부담을 크게 줄여줄 뿐만 아니라, 비용 절감과 시간 절약에도 실질적인 도움을 줄 것으로 보인다. 하지만 아직 도입 단계인 만큼, 투자 진출 시 철저한 사전 조사와 준비가 필요하다. 특히 디지털화된 행정 시스템과 새롭게 변경된 법적 요구사항에 대한 정확한 이해가 중요하다. 이를 위해 독일 현지 법률 전문가나 세무사와 협력해 법적 및 행정적 절차를 원활히 진행할 수 있도록 대비해야 한다. 또한, 관료주의 완화법으로 추진되는 조치들이 모두 실현되기까지 시간이 걸릴 수 있는 만큼, 기존 절차와 새로운 제도의 병행 적용 가능성에 대한 검토도 필요하다. 이러한 준비 과정을 통해 우리 기업들은 독일 시장에 더욱 효율적으로 진입하고 안정적으로 정착할 수 있을 것이다.

자료: Bundesgestzblatt, IHK Karlsruhe, Anwalt.de, Deutsche Industrie- und Handelskammer, Merkur, Tagesschau, CHIP, RvK Repey von Köckritz Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB, 독일 연방정부, KOTRA 함부르크 무역관 자료 종합