독일 정부는 성장기회법(Wachstumschanchegesetz)을 통해 독일 내 기업을 대상으로 사업자 간 과세 대상 거래에 적용할 수 있는 전자 인보이스(E-Rechnung) 의무화를 결정하였다. PDF나 JPG같은 단순 디지털 형식의 인보이스는 더 이상 전자 인보이스로 간주되지 않으며, 유럽 표준인 EN 16931에 기반한 전자 인보이스만 허용이 된다. 이에 따라 독일 진출 한국 기업은 EN 16931 표준을 준수하는 전자 인보이스 시스템을 구축하는 것이 필수적이다.

전자 인보이스 의무 시행의 배경

독일 정부의 전자 인보이스 의무화는 EU 집행위원회의 부가가치세(VAT) 디지털화 이니셔티브인 ‘ViDA(VAT in the Digital Age)’의 일환으로 추진되었다. 이는 EU 전반의 전자 신고 시스템 도입을 위한 준비 단계로, 우선 전자 인보이스에 대한 의무화가 결정된 것이며, 이후 독일 국세청 및 EU 전반에 걸친 전자 신고 시스템이 구축될 예정이다. 2025년 1월 1일부터 전자 인보이스 의무화가 시행되면 모든 인보이스는 ‘전자 인보이스‘와 ‘기타 인보이스’ 두 가지로만 구분된다.

전자 인보이스와 기타 인보이스의 차이점

독일 정부가 도입하고자 하는 전자 인보이스는 EU 전자 인보이스 표준인 EN 16931에 정의된 ‘구조화된 전자 데이터 형식’으로 작성, 전송 및 수신되는 계산서를 의미한다. EN 16931 표준에 따르면 전자 인보이스는 ‘확장성 생성 언어(XML)‘를 기반으로 한 ‘범용 비즈니스 언어(UBL)‘와 ‘산업 간 인보이스(CII)’ 형식을 사용해야 한다. 이는 기업 간 거래(B2B), 기업과 공공기관 간 거래(B2G) 및 공공기관 간 거래(G2G)에 모두 사용 가능하도록 호환성 설계가 되어있다.

현재 널리 사용되는 PDF 형식 또는 .tif, .jpeg, .docx 같은 형식은 비록 인보이스를 디지털 형식으로 표현할 수는 있으나, 전자 인보이스로서의 요건을 충족하지는 않기에 향후 요구되는 전자 처리 조건에 부적합하다. 그렇기에 기업들은 단순 디지털 형식이 아닌, 전자 처리 시스템과 연동될 수 있도록 설계된 형식의 전자 인보이스를 사용해야 한다. 현재 독일 내 전자 처리 요건을 충족하는 대표적인 전자 인보이스 형식으로는 ‘XRechnung’과 ‘ZUGFeRD’가 존재한다. 어떤 형식의 전자 인보이스를 사용할지는 인보이스 발행자와 수신자 간에 협의하여 결정할 수 있다. 다만 합의된 형식의 전자 인보이스에는 부가가치세법에 따라 요구되는 정보들이 정확하고 완전하게 추출될 수 있어야 하며, 이는 앞서 언급한 유럽 표준 EN 16931을 충족하거나 해당 표준과 상호 운용이 가능해야 한다. 이러한 조건이 충족된다면, EDI(전자 데이터 교환) 방식을 통해 발행된 인보이스처럼 EN 16931에 완전히 부합하지 않는 형식이더라도 허용이 될 수 있다.

기타 인보이스는 종이 인보이스를 포함해 PDF, JPG 등 기존 디지털 형식으로 전달되는 인보이스도 포함된다. 즉, 2025년부터 이메일로 전송된 PDF 형식의 인보이스는 더 이상 전자 인보이스로 간주되지 않고, 단순 기타 인보이스로 분류되기에 이를 유의하여야 한다.

전자 인보이스 의무 내용

전자 인보이스 발행 의무는 독일 내에서 과세 대상 매출이 발생하는 기업 간 거래에 적용되며, 서비스를 제공하는 사업자 및 서비스를 받는 사업자 모두 국내에 위치해야 한다. 이 때, 국내 위치란 사업자의 본사, 경영진 또는 해당 매출과 관련된 사업장이 독일 내에 위치함을 의미한다. 해당 의무에 따라 기업은 사업이 주업 또는 부업으로 운영되는지 여부에 관계없이 전자 인보이스를 수신 및 처리할 수 있어야 하며, 전자 인보이스 발행을 위해 수신자의 사전 동의를 받을 필요는 없다. 그러나 PDF와 같이 새로운 전자 처리 요건에 부합하지 않는 인보이스를 발행하는 경우, 수신자의 사전 동의가 필요하다.

소비자(B2C)를 대상으로 한 인보이스의 경우에도 전자 인보이스 발행을 위해 여전히 수신자 동의가 필요한데, 이는 소비자 보호를 위한 규정으로 전자 인보이스 도입이 소비자에게 불리하게 작용하지 않도록 하기 위한 조치이다.

이외에도 전자 인보이스 의무가 없는 경우(예: 특정 면세 거래 또는 소액 거래)에는 전자 인보이스 발행을 위해 여전히 수신자 동의가 필요하다. 예컨대 영수 금액이 250유로를 넘지 않는 경우, 상기의 ‘기타 인보이스’ 형식으로 발송이 가능하다.

또 다른 전자 인보이스 의무에 대한 예외로는 소규모 사업자가 해당한다. 소규모 사업자는 전년도 매출이 25,000유로를 초과하지 않았어야 하며, 현행 회계연도의 매출이 100,000 유로를 초과하지 않을 것으로 예상되는 사업자이다. 이러한 사업자의 경우 전자 인보이스를 발행할 의무는 없으나, 전자 인보이스 수신 의무는 그대로 유지된다.

전자 인보이스 발행 의무는 2025년 1월 1일부터 적용되지만, 독일 정부는 기업의 높은 이행 비용 및 준비에 상당한 시일이 소요될 것을 예상하여, 2025년부터 2027년까지 기업에 대한 단계별 유예 조치를 마련하였다.

전자 인보이스 의무 단계별 유예 조치

전자 인보이스 의무는 2025년부터 시작되지만, 모든 기업들은 2026년 말까지 2025년 및 2026년에 발생한 국내 B2B 매출에 대해 종이 인보이스 및 PDF 파일 등의 기존 디지털 형식 인보이스도 발행 가능하다. 다만, 이러한 형식의 영수증 발행에 있어서는 수신자의 동의가 계속해서 필요함을 유의해야 한다. 또한, 2025년 1월 1일부터는 전자 인보이스가 우선시되므로, 기업은 전자 인보이스를 수신, 처리 및 검토 가능한 방식으로 안전하게 보관할 수 있는 시스템을 구축하는 것이 필수이다.

2026년에 전년도 매출이 800,000유로를 초과하지 않은 기업의 경우에는, 2027년에도 여전히 종이 인보이스 및 PDF 등의 기존 디지털 형식 인보이스 발행이 허용된다. 2026년에 800,000유로 이상의 전년도 매출을 보인 기업은 수신 기업의 동의를 얻은 후에 전자 데이터 교환(EDI) 형식의 인보이스 발행이 가능하다. 이는 2026년 또는 2027년에 발생한 거래에 적용된다.

2028년부터는 독일 내 모든 기업이 유럽 표준인 EN 16931을 준수한 전자 인보이스를 발행하여야 한다.

<독일 내 B2B 거래에 대한 전자 인보이스 의무 단계별 유예>

[자료: 독일상공회의소(IHK)]

시사점

2025년 1월 1일부터 독일 내 사업자 간 거래에 전자 인보이스 의무가 시행되어, EN 16931 표준을 준수하지 않는 PDF나 JPG등 기존의 단순 디지털 형식은 더 이상 전자 인보이스로 인정되지 않는다. 이에 따라 독일 진출 한국 기업은 EN 16931 표준을 준수하는 전자 인보이스 시스템을 구축하고, 매출 규모에 따른 단계별 유예 조치를 잘 활용하여 전환 비용과 리스크를 최소화하는 등 독일 시장에서 신뢰성을 확보하고 비즈니스 경쟁력을 유지하기 위해 대응해야 한다.

자료: 독일연방내무부, 독일상공회의소(IHK) 및 KOTRA 프랑크푸르트 무역관 자체정보 종합.