윤수종 광동탁건(卓建)법률사무소 深圳본부 파트너변호사

(yinxz@lawzj.cn)

중국에서는 계약 실무상 회사 인감(公章, 회사 공인)의 효력에 관한 민사 분쟁이 많이 발생하고 있다. 본 고에서는 중국 법원의 재판 실무 및 관련 심리 지침에 근거하여 주변에서 흔히 일어나고 있는 몇 가지 분쟁 사항을 예시로 어떻게 이해와 적용을 하여야 하는지에 대해 정리하기로 한다. 중국 비즈니스 실무상 참고가 되기를 희망한다.

Q1: 회사 공인(公章) 날인 없이 법정대표자 또는 대리인의 서명만 있는 경우 이는 회사의 행위로 인정되는가?

A1: 계약 등의 법률문서에 회사공인의 날인 없이 법정대표자의 서명만 있는 경우 "서명 = 날인"의 원칙과 더불어 법률문서의 서명행위는 법정대표자 또는 대리인에 의한 직무행위로 볼 수 있을 때에는 해당 서명을 회사의 행위로 인정할 수 있다. 요컨대 회사공인 날인 문제의 본질은 유효한 대표권이나 대리권의 유무에 있고 회사 명의로 계약을 체결하였음을 증명할 수 있는 경우에는 회사의 행위로 인정할 수 있으며, 그 법적 결과도 회사가 부담하여야 한다.

Q2: 계약의 내용을 확정하기 전에 공백(백지)의 계약서에 먼저 회사 공인을 날인하고 그 후 계약이 체결된 경우에 공인에 표시된 회사가 계약 체결 당사자로서 계약 책임을 져야 하는가?

A2: 실무상 계약의 내용을 먼저 결정하고 나서 공인을 날인하는 것이 일반적이다. 공백(백지) 계약서에 먼저 공인을 날인하고 그 후 계약이 체결된 경우, 그 계약이 무효라고 직접 판단하는 것이 아니라 날인된 공백계약서를 보유한 자(보유자)와 회사 간에 대리관계가 있는지 여부를 엄격히 심사하여 해당 계약의 효력이 회사에 미치는지 여부를 종합적으로 판단하여야 한다.

보유자가 대리권을 가지고 있는 경우나, 또는 해당 계약의 거래에 대해 제삼자가 보유자에게 대리권이 있는 것이라고 합리적으로 믿었을 경우, 해당 공백 계약서에 추가된 계약내용은 회사를 구속하게 된다(표견 대리). 또한, 보유자에게 대리권이 없는 경우나 또는 보유자에게 대리권이 있음을 인정하기에 그 증거 또는 이유가 불충분한 경우에는 이를 '무권대리'로 간주하여 처리한다.

Q3: 도장의 종류와 법률 문서는 반드시 매칭되어야 하는가?

A3: 도장의 종류와 법률문서가 반드시 매칭되어야 하는 것은 아니다. 회사인감은 공인(공장), 재무인, 계약전용인, 발표(发票)전용인, 인사부서인, 영업부서인 등 다양한 종류가 있다. 실무상 법률문서의 내용과 거기에 날인하는 인감이 매칭하는 것이 일반적이다. 예를 들어 계약 등의 법률 문서에 발표전용인을 날인하는 것 자체가 거래 관습에 맞지 아니하고 통상은 있을 수 없다.

최고인민법원의 재판 관점에 따르면 '차관(借款)계약서'에 '특정 공정(工程)항목 전용인'을 날인하는 것은 회사의 인감 사용범위를 넘어 그 후에도 회사의 승인을 얻지 못함에 따라 회사가 해당 차관계약서에 합의를 한 것으로 인정할 수 없다. 다만, 유의해야 할 것은 최고인민법원이 회사 인감의 특정목적을 넘은 인감 사용행위의 유효성을 인정하지 않은 것은 해당 사례에 있어서 "회사 인감의 사용자가 대리권을 결여하고 있었기" 때문이었다. 한편, 회사 인감의 사용자가 대리권을 가지고 있는 경우에는 만일 인감의 사용범위를 넘어서 해당 계약과 매칭되지 않았다고 하더라도 즉시 '계약 무효'로 간주해서는 안 된다.

Q4: 날인한 인감이 정부 관련 주관부서에 등록한 인감과 다르다는 이유로 위조인감으로 판단하고 계약의 불성립 또는 무효를 주장할 수 있는가?

A4: 인감이 정부 관련 주관부서에 등록되지 않았다는 이유만으로 해당 인감을 위조인감으로 판단하고 관련 계약서의 효력을 부정해서는 안 된다. 거래에 있어서 상대방 거래처에게 '날인한 인감의 등록 여부에 대한 심사 의무를 지게 해서는 안 된다'는 것이 통설이며, 등록되지 않은 인감을 다른 계약서 또는 유효한 법률 문서에서도 사용했다는 증거가 상대방 거래처(당사자)에 있는 경우 더욱 해당 거래처의 신뢰를 보호해야 한다. 실무상 계약을 체결하기 전에 계약 당사자가 날인할 인감의 종류, 인감의 보유자와 그 대리권, 서명권자(법정대표자 또는 수권대표) 등을 사전에 확인하는 것이 바람직하며, 체결 현장에서 쌍방 당사자 입회 하에 해당 계약에 '공인 날인 및 대표자 서명'을 하는 것이 가장 안전함은 물론이다.

Q5: 결론적으로 한국 기업의 중국 지사에서 회사 인감의 사용과 관리에 있어서 가장 중요한 조치는 무엇인가?

A5: 

1) 기업은 회사 인감에 대한 법적 위험 예방 시스템 구축이 반드시 필요하다. 인감 관리직원 혹은 부서를 지정하여 회사 인감 사용 관리가 필요하다. 인감 관리 직원(혹은 부서 내 전 직원)은 법적 위험 등에 대한 약정서에 서명하고 약정서에는 인감 관련 통제 책임 범위를 명시하는 것이 좋다. 이를 위한 법적 위험 대비 의식을 제고하기 위한 상시 교육도 필요하다.

2) 인감 사용의 통제 및 업무 프로세스를 명확하게 규정하고 이를 준수해야 한다. 예를 들어 백지 서류에는 회사 인감을 찍을 수 없도록 규정 해야하며, 부득이한 경우에만 총책임자의 승인을 받도록 한다. 그리고 기업은 회사 인감의 사용 기록을 정기적으로 확인해야 한다. 인감 사용 신청서와 관리 대장을 만들고 인감의 내용 및 사용 횟수 등은 신청서와 일치할 때에만 인감 사용이 가능하도록 관리하는 팁이 필요하다. 기업 부서가 변경되거나 취소된 경우에는 부서 인감 및 사용 기록을 회사 차원에서 회수해야 한다.

3) 마지막으로 인감의 부정 사용이 적발되었을 경우 먼저 공안 기관에 신고하여 법적 책임을 조사하고 관련 신문에 해명문 게재하여 잠재 고객에게 즉시 통지하며, 이미 부정 사용의 상대방에게도 즉시 통지하여 협조를 구해야 한다. 협조를 구하지 못할 경우 적시에 현지 법원을 통해 계약이 무효임을 결정하는 법적 경로를 밟아야 한다.