코로나19, 재택근무 증가 등의 영향에도 일본 우편물은 여전히 많은 수준

총무성 자료에 따르면 일본의 우편물은 2016년 177억 통에서 2020년 152억 통으로 조금씩 줄어드는 추세이나 수치 그 자체로는 여전히 높은 편임을 알 수 있다. 또한 일본 우편에서 발표한 자료에 따르면 2021년 우편물은 약 148억 통으로 집계되었다.

<일본 우편물과 화물 건 수 추이>

(단위: 억 통(우편물)/억 개(화물(짐))

[자료: 총무성]

민간기업의 경우 코로나19 확대로 재택근무가 급격히 증가했다. 실제로 도쿄상공 리서치가 기업을 대상으로 실시한 조사에 따르면 재택근무를 실시한 기업이 2020년 3월 17.6%에서 5월에는 56.4%까지 상승했다가 코로나19가 안정된 2021년 3월에는 38.4%를 기록했다.

<코로나19 발생 이후 재택근무 시행 기업 비중>

(단위 : %)

[자료: 총무성]

atena, 우편물 전자화 서비스 출시

코로나19 확산 기간 재택근무 중에도 우편물로 인해 회사에 출근해야 하는 등 우편물을 관리하는데 불편함이 발생했다. 이를 해결하기 위해 atena는 2020년 5월 우편물을 데이터화해 관리하는 ‘우편물 전자화 서비스(atena)*’를 시작했다.

    주*: 기업명과 서비스명이 같음.

atena가 처음 출시되었을 당시는 코로나19가 확산되면서 많은 기업들이 재택근무를 시작한 시기였는데, 회사에 가지 않아도 우편물을 확인할 수 있다는 편리함에 주목받기 시작했다. 닛케이트렌드에 따르면 이후 해당 서비스의 우편물 취급 건수는 매년 증가해 2022년 12월 중순 기준으로 누적 18만 통을 돌파할 것으로 보인다. 2022년 12월에는 atena가 일본 우정 그룹과의 제휴를 발표했으며, 이를 계기로 atena가 일본 우편 DX 가속화에 기여할 것으로 기대된다.

atena 서비스 이용 흐름

atena 서비스는 우편물의 수취, 스캔, 관리까지의 흐름을 거치는데 먼저 이용자에게 부여되는 전용 주소로 우편물이 오면 atena 스태프가 우편물을 전자화하여 이용자의 우편 박스에 등록한다. 이용자는 전산에 등록된 우편물을 본인의 atena 우편 박스에서 이메일처럼 확인할 수 있다. 유료 옵션으로 기업의 우편함에서 직원이 직접 우편물을 회수하거나 지정된 장소로 실제 우편물을 발송하거나 창고에 보관할 수도 있다.

<atena 서비스 이용 흐름>

[자료: atena 홈페이지]

개개인에게 부여되는 우편 박스는 메일과 같은 유저 인터페이스로 각 우편물마다 보낸 사람과 주소 등을 확인할 수 있다. 한편, atena는 기업의 민감한 정보 누출을 막기 위해 ‘보안’을 중요한 과제로 두고 있다. 현재는 직원이 우편물 취급 공간에 들어갈 때 생체인증으로 관리하고 우편물마다 직원의 ID, QR코드를 부여하여 우편물 도착부터 작업까지 담당 직원의 내역을 기록하여 문제 발생 시 검증하기 쉽도록 절차를 구축했다.

<atena 우편 박스 모습>

[자료: atena 공식 블로그]

atena 이용자 mikan사 담당자는 ‘채용으로 중요 서류가 증가한 시점에 재택근무를 하게 되면서 우편물 확인을 위해 따로 시간을 확보해야 되는 일이 많아졌다. 해결책을 찾고 있을 때 인터넷을 통해 atena를 알게 되었고 주변의 후기를 보고 도입을 결정했다. 바로 시작할 수 있는 구독형 서비스이고 만약 서비스에 불만족할 경우 구독을 취소할 수 있다는 점 때문에 쉽게 서비스를 이용하게 된 것 같다.’고 atena 홈페이지에 코멘트를 남겼다.

시사점

일본 우정 캐피탈 투자 부문 담당자는 “우편 DX방안에 대해 그룹 내에서 몇 차례나 검토했지만 조직이 크고 여러가지 사정이 있어 좀처럼 진행되지 않았다. 오픈이노베이션으로 atena에 투자했는데 앞으로도 제휴를 모색해나가고 싶다.”라고 말했다.

재택근무 추진, 관리 및 업무 효율화, 기업의 DX 차원에서 우편물 전자화 서비스와 같은 IT서비스에 대한 수요는 향후 확대될 가능성이 높아 보인다. 

자료: 총무성, atena 홈페이지/블로그, 닛케이트렌드, KOTRA 오사카 무역관 자료 종합