유광희 이토국제특허사무소 변리사

지난해 초 중국 우한에서 발생하여 전세계로 번져간 신형 코로나 바이러스 팬데믹(pandemic) 사태는 단순히 보건 분야를 넘어 전 인류에게 일상 생활의 근본적인 변화를 가져오고 있다.

비대면‧디지털화로 표현되는 이러한 변화에 대해 일본 사회 역시 예외일 수는 없으며, 사태 발생 이후 지난 약 일년 반의 시간 동안에도 급속한 변화는 이미 진행되고 있는 중이다.

먼저 업무의 공간적인 면에서 종래의 오피스 중심의 근무 형태는 업종에 따라 정도의 차이는 있을지언정 재택 근무가 급속히 확산되었다. 일본 총무성의 조사에 의하면, 대기업의 경우 재택 근무 도입율이 코로나 초기에 33.7%였던 것이 1차 대유행이 휩쓸고 간 2020년 6월 기준으로 83%, 중소 기업의 경우 14.1%에서 51.2%로 대폭 증가하였음을 알 수 있다. 또한, 코로나가 진정된 이후에 재택 근무 시스템을 활용할 것인지에 대해 78.7%에 이르는 기업이 활용 예정 또는 검토 중이라고 답하였다.

또한, 업무 수단의 면에서도, 이메일, 화상 회의 시스템을 이용한 업무 양식이 이미 일반화되어 있다. 상세하게는 후술하겠지만, 일본 특허청에서도 면담(인터뷰) 또는 구두 심리에 있어 개선된 프로세스를 이미 적용하고 있다. 상세에 대해 크게 세 부분으로 나누어 설명하고자 한다.

1. 일본 특허청 절차에 있어 디지털 패러다임의 수용

(1) 대부분의 날인 절차를 폐지

일본에서는 지식재산 출원 등의 절차를 포함해서 종이, 인감 등이 절대적인 비중을 차지하는 종래의 방식을 오랫동안 고수해 왔으나, 일본 특허청을 포함해 일본 정부는 코로나 사태 이후에 종래의 페이퍼 패러다임에다가 디지털 패러다임을 전격적으로 수용하였다.

2020년 7월 17일에 결정된 '규제 개혁 실시 계획'에 따라 종래에 날인이 요구되던 절차에 대한 재검토를 거쳐, 동년 12월 28일에는 특허청 관련 절차를 규정하는 특허법 시행 규칙 등을 포함하는 '날인을 요구하는 절차의 재검토 등을 위한 경제산업성 관계 법령의 일부를 개정하는 법령'이 공포, 시행되어, 일부 절차를 제외하고는 날인을 요구하지 않게 되었다.

이에 더하여, 2021년 6월 11일에는 “인감을 필요로 하는 절차의 재검토 등을 위한 경제산업성 관계 법령” 및 “특허 등록령 시행규칙” 등의 일부 개정 내용이 공포되었다.

(2) 온라인 절차의 확대

일본 특허청은 심사관 면담(인터뷰)에 있어 온라인 절차를 대폭 강화하였다. 종래에는 전화, 팩스에 의한 연락이 주류였고, 또한 면담 방식에 있어서도, 화상 면담이 있기는 했지만 TV 면담이라는 이름의 정해진 시스템을 구비한 경우에만 가능하였었다. 그러나, 2020년 10월부터 웹 어플리케이션에 의한 온라인 영상 면담이 가능하게 되었으며, 일정 조정 및 면담 기록, 그리고 예를 들어 청구범위 보정안을 보내는 경우의 연락 수단에 있어서도 이메일이 급격하게 주류로 자리잡았다.

또한, 2021년 5월의 법 개정을 통해 심판에 있어서도 웹 영상회의 시스템을 이용한 구두 심리가 도입되었다. 무효심판, 거절결정불복심판 등에 있어 당사자의 출석 하에 이루어지는 구술심리 절차에서, 당사자 등은 심판정까지 직접 출석하지 않더라도, 심판장의 판단에 따라 웹 영상회의 시스템을 이용하여 심리 절차에 참석할 수 있게 된 것이다.

그리고, 동 법 개정을 통해 요금 납부 절차도 개선되었다. 일본 특허청에서는 각종 서류의 제출에 따른 요금의 납부에 있어 인지를 따로 구입하여 첨부하는 전통적인 방식을 오랫동안 유지하고 있었으나, 코로나 사태를 계기로 우리나라와 같은 계좌 예납 및 신용 카드 결제 방식이 도입되었다.

2. 전자 계약 솔루션의 확산 움직임

앞서 살펴본 바와 같이 비대면‧디지털이 급속히 확산됨에 따라, 기업 활동, 경제 활동의 바탕인 계약의 양태에 대해서도 변화의 바람이 불고 있다. 이는 재택 근무가 확대, 정착됨에 따른 문제 의식에 의한 것인데, 종래의 인감 계약 방식으로는 업종을 불문하고 비즈니스 활동의 근간인 계약 업무가 오피스에 출근하지 않고서는 진행될 수 없기 때문이다. 이에 기존의 디지털 문서 솔루션 유력 기업 및 여러 신흥 기업 등 민간 영역을 중심으로, 안전한 전자 서명과 내용 보증을 핵심으로 하는 전자 계약 솔루션 시장이 달아오르고 있는 것이다.

이와 관련하여, 302개의 기업 법무 부서를 대상으로 하여 2021년 3월에 실시된 어느 리서치 업체의 조사에 의하면, 전자 계약 서비스를 이용하고 있는 비율이 46.1%에 이르고 있어 리걸(legal) 문서의 영역에도 변화의 바람이 불고 있음을 알 수 있다. 전자 계약 서비스를 이용하는 이유 및 효과로는 업무 속도의 향상, 업무 부담 경감을 통한 효율화, 비용 절감을 들었다.

한편, 전자 계약 솔루션 개발 메이커에게 있어 개발 솔루션의 퀄리티를 좌우하는 과제로는, 계약 당사자 인증과 내용 인증 시스템이라고 할 수 있다. 특히, 계약 당사자가 법인인 경우에는 자연인과는 다르게 법인의 의사를 인증, 보증하는 시스템에 주의가 필요하며, 블록체인 등 계약 내용의 위조를 방지하는 기술의 진보 역시 진행 중에 있다.

지식재산 분야에 있어서도 계약의 중요성은 말할 필요도 없을 것이다. 구체적으로, 침해 관련 합의, 라이선스 계약, 직무 발명 관련 계약, 지식재산에 관련된 권리의 양도/공유/귀속 등 헤아릴 수 없을 정도의 모든 영역에서, 사적 자치의 원칙 아래 지식재산에 관련된 계약은 분쟁의 예방/해결, 의견의 조율, 이익의 합리적 분배 등의 면에서 대단히 중요하다. 지식재산 분야 특유의 전자 계약 관련 문제는 아직 발견되지 않으나, 코로나 사태로 인한 비대면 비즈니스 정착에 따라 지식재산 분야에서도 전자 계약 솔루션의 확산은 피할 수 없는 흐름이다.

3. 긴급 재난 사태 발생시의 절차권 보장에 관한 규정 손질

이번 코로나 팬데믹으로 인해, 우리의 일상은 자연 재해 뿐 아니라 인위적 또는 우발적으로 발생할 수 있는 생물학적, 생화학적 긴급 사태에 언제든지 직면할 수 있음을 절실히 깨닫게 되었다.

이에 일본 특허청은 2020년 코로나 사태 발생 직후부터 긴급 재난으로 인한 제출 기간 도과에 대해 구제를 해 주고 있으며, 그 사유에 대한 증명 서류도 요구하지 않고 있다. 그리고 도과 후에 회복을 신청하는 경우 일반적으로는 할증된 수수료를 납부해야 하지만 긴급 재난의 경우에는 면제해 주는 방안이 추진되고 있다.

또한, 관련하여 신규성 상실 예외(공지 예외)를 주장하는 경우의 증명 서류에 대해서는 서명이나 날인이 없어도 서류 자체가 기간 내에 제출되었다면 증명 서류의 효력을 인정해 주고 있다. 그 밖에도 각종 증명 서류의 생략 또는 간략화를 도모하고 있다.

그리고 일본에는 1개월 이내에 심사 결과가 나오는 특허 슈퍼 우선 심사 제도가 있는데, 그 경우 원래는 출원인에게도 거절이유에 대해 30일 이내에 응답할 것이 요구되지만, 이번 코로나 사태와 같은 긴급 재난의 경우 응답 기한을 완화하였으며, 모방품 대책으로서 디자인 우선 심사를 신청한 경우에도 요건을 증명하는 서류에 불비가 있더라도 유연하게 대응하고 있다.

한편, 많은 민간 기업에서도 재난 발생시에 입을 수 있는 피해를 최소화하기 위해 시뮬레이션 등을 통해, 특히, 데이터의 안전한 보존과 전달, 보안 대책 등의 마련에 나서고 있다.

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