우크라이나 바이어 확 사로잡는 비즈니스 프로포잘 작성법

□ 비즈니스 프로포잘 작성법

 ㅇ 우크라이나 키예프 무역관에서는 그간의 바이어와의 접촉 경험을 바탕으로 ‘우크라이나 바이어를 확 사로잡는 비즈니스 포르포잘 작성법’을 만들었음.

  - 하루에도 수십 통 이상 받아보는 비즈니스 프로포잘, 어떻게 하면 읽혀지지도 않고 휴지통으로 바로 가는 불상사를 막고, 바이어들의 시선을 확 사로잡아 거래성사로까지 이어지게 할까 고심하던 중 그간 바이어들로부터 받은 피드백을 바탕으로 작성법을 정리해 보았음.

 ㅇ 첫째, 제목부터 잘 뽑아서 바이어의 관심을 낚아채도록 해라

  - 사냥꾼은 숲 속에서 먹잇감이 어디서 오는지 가만히 지켜보고 있다가 전문가적 촉각으로 먹잇감이 움직이는 것을 캐치해 낚아챔. 마찬가지로 수많은 비즈니스 프로포잘을 받는 바이어들은 평범한 것은 먹잇감이 아니라고 주의를 기울이지 않고 있다가 무언가 바이어를 ‘탁’ 치는 제목을 가진 이메일은 열어보게 됨.

  - 예를 들면 “Business Proposal of Wallpapers Mootech, South Korean Manufacturer, to Ms. Bogdanova”와 같은 메일을 받았을 때는 관심을 기울이게 됨. 이 메일의 제목에는 이메일의 목적, 제품, 회사명, 제조 국가명, 수출업체가 제조업체인지 무역업체인지, 정확한 수입업체 담당자 정보 등 6개의 정보가 함축돼 들어 있음.

  - 만약 제목이 “Wallpapers, Moontech”라면 정보가 충분하지 않고 모호해 내용을 보지 않고 무시할 확률이 높음. 바이어들의 의견을 종합해볼 때 제목은 보통 3~10개의 단어로 구성되면 효율적이라고 할 수 있음.

 ㅇ 둘째, 본문은 ‘외모’에 신경 쓰고 바이어를 ‘배려’하는 센스를 발휘하라

  - ‘외모’는 문장의 형식을 말하는 것으로 본문은 너무 길지도 짧지도 않게 작성하는 것이 좋으며, 최대한 A4 1장을 넘기지 않는 것이 바람직함. 문단을 적절히 나눠 읽기 편하고 이해하기 편하도록 할 필요가 있으며, 보기에 좋은 폰트와 폰트 사이즈를 선정해야 함.

  - 많은 수출업체는 물론 바이어가 어떤 사업에 종사하는지, 수입능력은 어떤지, 수출업체의 제품에 관심이 있는지 등이 궁금해서 이를 묻고 싶겠지만, 그보다 중요한 것은 바이어가 알고 싶은 정보를 먼저 제공하는 센스를 발휘해야 한다는 점임.

  - 따라서 제품의 스펙, 카탈로그, 가격명세서, 기타 거래조건 등 기초 정보를 첫 번째 이메일에서 제공하는 것이 좋음. 물론 가격명세서는 영업비밀에 속하는 것이어서 제공할 수 없는 경우가 있겠지만, 바이어가 충분히 신뢰할 만하고 이미 제품에 어느 정도의 관심을 보였다면 제공하는 것이 효율성을 높이는 방법이라고 할 수 있음.

 ㅇ 따라서 KOTRA 키예프 무역관에서는 본문에서 다음의 10가지 요소를 담고 있는 비즈니스 프로포잘을 A4 1장 이내의 분량으로 작성하기를 권유함.

  - 인사말

  - 메일 작성자 소개

  - 이메일 작성 목적

  - 회사 및 제품 소개(회사 웹사이트, 제품 스펙, 제품의 기술 및 인증 획득)

  - 거래 조건(최소 주문량, 비밀이 아닌 한 가격명세서)

  - 샘플 오퍼

  - 거래하고 싶다는 의지 표명

  - 메일 작성자의 연락처 링크

  - KOTRA가 발굴한 바이어의 경우 KOTRA 담당자 연락처 링크

  - 맺음 인사말

□ 작성 사례(실제 사례가 아닌 위 내용을 중심으로 만든 가상 사례)

     Dear Ms. Korneeva,

     My name is Andy Choi, sales manager at South Korean company Soowon. I received your contact points from Aleksei Khranowski, specialist at Commercial Section of Embassy of the Republic of Korea in Ukraine(KOTRA). I would like to suggest you the business cooperation.

    Soowon(www.soowon.co.kr) is the manufacturer of PVC deco films. Our films are mainly used for decorating furniture surfaces, interiors, etc. Our PVC deco films possess the following assortment and specification:

o Size: width(200~1000㎜), thickness(0.2~0.8㎜), length – up to inquiry
o Color: more than 200 colors and designs(for more details, the catalogue is attached)
o Material: PVC film(certified by Korean standard and ISO 9001)

Our minimal order volume is more than 10 rolls(1 roll - 100 meters length) of 1 color or design. Our price conditions you may see in the basic price-list in the attachment. The other conditions of cooperation(exclusive dealership, payment, shipment, etc.) should be discussed. If you become interested in our PVC films, you may get samples for free.

We kindly ask you to consider our business proposal and let us know, whether you are interested in doing business with us. You are always welcome to ask questions or to make your inquiry at andy@soowon.com or at (+82-031)784-3211.

If you have troubles in communication, you may get assistance from Mr. Aleksei Khranowski, KOTRA Ukraine, at phone (+38-044)495-2951 or email ahranovskii@gmail.com.

 I would be always glad to get a response from you. Thank you.

Best regards,
Andy Choi, Sales manager, Soowon

자료원: 바이어와의 상담 경험을 통한 KOTRA 키예프 무역관 자체 작성