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중국에서 인감은 기업의 대내외 업무 처리에 필수적인 도구다. 인감에는 공장(公章, 회사의 공식 인감), 계약 전용, 재무 전용, 영수증 전용 등 다양한 종류가 있다. 이러한 인감은 기업의 대외 의사결정을 나타내며, 분실, 도용, 위조 등 관리 소홀은 막대한 손실로 이어질 수 있다. 이에 인감 관리의 중요성 및 방법에 대해 간단하게 소개하고자 한다.

1. 인감 사용 시 법적 유의 사항

(1) 인감 등기 및 비안 절차 준수

중국에서 인감 등기는 공안(公安, 중국의 경찰 기능을 겸하는 행정기관)이 관할하며, 대외적으로 사용하는 인감은 원칙적으로 모두 등기를 해야 한다. 등기하지 않은 인감은 관련 행정기관으로부터 몰수되거나 과태료 처분을 받을 수 있다. 2017년 이후 대부분의 지역에서는 기존의 인감 사전 심사 절차가 폐지되고, 인감 사용 후 관련 내용을 등록·보고하는 ‘비안(備案)’ 방식으로 변경됐다. 비안이란 사전 승인 절차를 생략하고, 사후에 행정기관에 공식적으로 등록·보고하는 절차를 말한다. 따라서 등기 전에 공안 부서를 방문할 필요 없이, 공안 당국이 지정한 인감 제작업체에서 인감을 제작하면서 동시에 비안 절차를 마칠 수 있다. 지정 업체 정보는 해당 지역 공안국 또는 지역 공안 홈페이지를 통해 확인할 수 있다.

(2) 계약 상대방의 미등기 인감 사용

일부 기업은 인감 등록 절차를 거치지 않고 자체 제작한 인감을 사용하는 경우가 있다. 중국 최고인민법원 판례에 따르면, 인감이 등기되지 않았다고 해서 무조건 법적 효력이 없는 것은 아니다. 만약 기업이 해당 인감을 과거에 공식적으로 사용한 이력이 있다면, 이후 체결된 계약에서도 동일한 효력이 있는 것으로 간주된다.

다만 계약 상대방 입장에서는 그 인감이 실제로 사용돼 온 것인지 입증하기 어렵다는 점에 유의해야 한다. 따라서 인감의 진위나 비안 여부를 확인하기 어렵다면, 상대 법인 대표자의 자필 서명을 함께 요구하거나 인감의 진위를 확인할 수 있는 자료를 요청하는 것이 안전하다.

(3) 인감 위조

직원 또는 퇴사자가 회사 인감을 위조해 외부 계약을 체결하는 사례도 빈번하게 발생하고 있다. 이러한 위조 상황이 의심될 경우, 다음과 같은 절차를 신속히 진행해야 한다. 먼저 위조 인감으로 계약을 체결한 상대방에게 즉시 서면으로 상황을 알리고, 계약상 의무의 이행을 즉시 중단해 줄 것을 요청해야 한다. 위조 사실을 알면서도 조치를 하지 않으면, 계약 관계를 승인한 것으로 간주돼 책임을 져야 할 수 있기 때문에, 즉시 공안에 신고해 위조자에 대한 법적 조치를 요청해야 한다. 만약 공안 부서의 개입에도 사건이 해결되지 않고 계속 위조 인감이 발견될 경우, 기존 인감을 폐기하고 새 인감을 등록해야 한다.

(4) 인감 분실

인감을 분실한 직후 신속하게 대처하지 않으면 타인에 의해 악용될 수 있으며, 증거가 불충분할 경우 인감 악용으로 체결된 계약 등에 대해 회사가 책임을 지게 될 가능성도 있다. 그러므로 인감 분실 즉시 관할 공안 부서에 분실 신고를 하고 신고 증명서를 받아야 한다. 분실 신고 후에는 신고 증명서, 영업집조(营业执照, 중국에서 정식으로 영업을 하기 위해 필요한 한국의 사업자등록증 혹은 법인등기부등본에 해당하는 문서) 등 필요 서류를 지참해 공고(新闻公告) 절차를 밟아야 한다. 신고 증명서와 공고 서류는 분실 증빙 자료로 사용되며, 이후 새로운 인감을 발급받을 때도 사용된다.

(5) 공장(公章) 및 기타 인감 사용

기업은 공장(公章) 외에도 계약용, 회계용, 영수증용 등 용도별로 구분된 전용 인감을 사용한다. 다만 이러한 전용 인감을 다른 용도로 사용할 때에는 주의할 점이 있다. 예를 들어, 중국 《영수증 관리 방법(发票管理办法)》에 따르면, 영수증에는 전용 영수증 인감을 사용해야 하며, 그렇지 않으면 법적 효력이 인정되지 않을 수 있다. 또한 정부 부서에 제출하는 문서에 공장 대신 다른 인감을 사용하면, 접수가 거부되거나 보완 요구를 받을 수 있다. 한편, 계약서에 법인 대표가 직접 서명한 경우에는 공장 날인과 동일한 법적 효력을 인정받는다.

2. 기업 내부 인감 관리 방법

인감 관련 리스크를 방지하기 위해서는 기업 내부에서 인감을 체계적으로 관리해야 한다. 인감 관리를 위해 다음과 같은 방법들을 적용할 수 있다.

(1) 인감 관리 규정 제정

인감의 보관 방식과 사용 절차 등을 명확히 규정한 인감 관리 지침을 수립해야 한다.

(2) 보관 담당자 교육

법률 규정, 관리 규정, 리스크 사례 등에 대한 교육을 정기적으로 시행해야 한다. 담당 직원에게 책임감을 가지고 업무를 수행하겠다는 서약서를 받는 것도 좋은 방법이다.

(3) 직원의 임의 날인 방지

일부 기업에서는 인감 보관 담당자를 지정했음에도 불구하고 다른 직원이 임의로 날인해 사용하는 경우가 있다. 따라서 인감을 담당자 외 직원이 사용하지 못하도록 사용 승인 절차를 명확히 규정하는 것이 좋다.

(4) 인감 휴대 외출 시 감독

은행 업무나 특수한 상황으로 인감을 휴대하고 외출해야 하는 경우, 2인 이상이 함께 업무를 수행하도록 해 인감의 무단 사용이나 분실을 예방해야 한다.

(5) 공백 문서에 인감 날인 금지

빈 문서에 인감을 날인하는 행위는 원칙적으로 엄격히 금지돼야 한다. 불가피하게 필요한 경우에는 용도, 수량, 인감 날인 문서 반환 시점 등 구체적인 정보를 기재한 신청서를 반드시 받아야 한다.

3. 맺음말

인감은 단순한 도장이 아니라, 기업의 대외적 민사 행위에 법적 효력을 부여하는 핵심 수단이다. 따라서 명확한 관리 체계를 갖추고 이를 철저히 실행하는 것이 리스크를 예방하는 데 필수적이며, 사고 발생 시에는 신속하고 적절한 대응을 통해 기업의 피해를 최소화해야 한다. 

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