인감관리, 중국 기업의 핵심 내부통제절차

 

이택곤 MK China 회계사

 

 

 

중국에서 기업의 대외 행정업무는 도장 찍는 일이 전부라고 해도 과언이 아닐 만큼 회사의 인감종류와 사용용도는 다양하다. 그래서 인감관리는 대단히 중요한 기업의 관리활동이며, 내부통제의 핵심절차라고 할 수 있다.

 

먼저 중국기업의 인감종류와 사용용도에 대해서 살펴보고, 그 다음 이토록 중요한 인감을 누가 어디에서 보관하게 하고, 어떤 절차를 통해서 결제를 받고, 또한 인감을 사용한 사람은 사용대장을 어떻게 관리하고 통제할 것인가에 대해 알아보도록 하겠다. 회사의 인감은 지역별 또는 업종별로 다양한 종류가 있지만 일반적으로 5개로 구성된다.

 

  (1) 공장(公章): 회사 외부 업무처리용으로 사용되는 인감으로서 주로 대외에 발송하는 공식서신, 문건 또는 보고서에 사용한다. 계약전용인감이 없는 경우에는 계약체결 시에도 공장을 사용한다.

 

  (2) 법인대표장(法人代表人章): 법정대표의 성명을 기재한 인감으로서 보통 은행업무를 처리 할때 사용된다.

 

  (3) 재무전용장(財務專用章): 출납, 은행 지표 또는 수표를 발행하거나 세금의 신고와 납부 등의 재무관련 업무에 사용되는 인감으로서 주로 회계담당 직원이 사용하게 된다.

 

  (4) 계약전용장(合同專用章): 계약체결행위를 하는 과정에서 날인하는 인감으로서 공장이 아닌 계약전용장을 날인해도 해당 계약서의 법률효력은 발생한다.

 

  (5) 세관전용장(海關專用章): 수출과 수입 등 세관의 업무를 처리할 때 사용한다. 주로 통관담당 직원이 사용하게 된다.

 

 인감관리 내부통제의 목표는 권한이 없는 자가 인감을 사용하지 못하도록 하는 것이다. :이 목표를 달성하기 위한 기업 내부통제제도의 일반적인 관점과 인감관리의 특수한 상황을 고려한 통제제도는 다음과 같이 요약할 수 있겠다.

 

 1. 인감의 종류 최소화

 

먼저 각 인감의 용도를 파악하고 그 인감이 어떤 업무의 어떤 서류에 찍히는지 정리해야 한다. 그런 다음 용도가 중복되는 인감이나 다른 인감으로 대체할 수 있는 인감이 있다면 없애는 것이 좋다.

 

예를 들어 어떤 회사는 법인대표인감이외에 총경리 인감이 별도로 있고 총경리 인감은 수표발행 등 은행업무에 주로 사용하고 있었다. 이런 경우 총경리가 바뀔 때마다 인감을 바꿔야 함은 물론 관리해야 할 인감이 하나 더 있게 된다.

 

그리고 회사의 계약서류에 사용하는 계약전용장이 있다면 그것을 공장으로 대체할 수 있는지도 검토해 볼 필요가 있다.

 

기업활동에 필수적인 인감은 공장, 법인대표장, 재무전용장 및 세관전용장 등 4개이므로 이외에 추가적으로 가지고 있는 인감은 이 4개 인감 중 하나로 대체할 수 있다면 없애는 것이 타당할 것이다. 관리의 대상이 줄어들면 그 만큼 관리를 위한 통제제도도 간단해 질 수 있다.

 

인감 종류를 최소화할 때 추가적으로 고려할 사항은 업무의 효율성이다. 예를 들어 세금계산서를 하루에도 몇 번씩 발행하는 경우에는 화표전용장을 별도로 두는 것이 업무의 효율성 측면에서 유리할 것이다.

 

 2. 인감담당자의 지정(업무분장)

 

그 다음으로 인감의 사용권이 있는 자를 지정해야 한다. 즉, 인감을 보관하고 찍을 수 있는 권한이 부여된 인감담당자를 지정하는 것이다.

 

인감이 날인된 문서는 보통 대외에 제공하는 것이므로 인감은 회사를 대표하는 것이다. 따라서 인감의 담당자는 회사를 대표하는 권한을 부여 받은 것과 다름이 없고 작성된 문서의 최종 승인권자가 되므로 해당업무에서 최상위자가 된다. 인감의 담당자는 이러한 권한이 부여된 반면 스스로 사용대장을 기록하고 타인에게 쉽게 노출되지 않도록 안전하게 보관할 책임도 있다는 것을 인식시킬 필요가 있다.

 

회사의 규모나 다른 내부통제제도의 구축 정도에 따라 차이가 있지만 일반적으로 공장과 법인대표장은 총경리가 보관하고 재무전용장은 재무책임자가 그리고 세관전용장은 무역책임자가 담당한다.

 

3.상호체크기능 설계

 

내부통제제도에서 상호체크기능이란 어떤 직원이 수행한 업무에 대하여 독립된 제3자가 다른 관점에서 한번 더 검토하는 기능을 말한다.

 

예를 들면 회사에서 지표(수표)를 발행할 때 반드시 법인대표장과 재무전용장이 각각 찍히도록 하고 있다. 그 이유는 자금 지출업무가 그 만큼 회사에서 중요한 업무이므로 서로 체크하라는 중국 은행시스템의 내부통제제도이기 때문이다. 따라서 법인대표장과 재무전용장은 한 사람이 보관해서는 안되고 반드시 두 사람이 나누어 보관하여 상호간에 한번 더 검토하고 체크할 수 있도록 해야 한다.

 

종종 어떤 회사에서는 총경리가 외출이 잦기 때문에 업무의 효율을 위해서 법인대표장과 재무전용장을 재무직원에게 모두 맡겨 놓는 경우도 있는데 이것은 내부통제제도의 기본을 지키지 않는 행위하고 할 수 있다. 이럴 경우에는 재무부서 외에 다른 부서의 팀장(경리)에게 맡겨놓는 것도 고려해 볼 수 있다.

 

4. 접근통제

 

접근통제는 승인 받지 않은 사람이 인감에 접근하지 못하도록 물리적인 안전장치를 구비하는 것을 말한다.

 

먼저 인감의 보관장소를 지정하고 반드시 그곳에만 보관하도록 하는 내부규정이 필요하다. 그리고 보관장소에 시건 장치를 설치해서 외출 또는 퇴근할 때 잠글 수 있도록 하고 보관자가 회사 부재 시 대신해서 보관하고 사용할 권한이 있는 사람을 지정한다.

 

어떤 회사의 재무직원은 인감을 사무실 책상 위에 보관하거나 외출 시 인감을 책상 위에 그대로 둔 채 다른 부서 직원이나 외부인에게 노출되는 경우도 있다.

 

 5. 문서화

 

내부통제제도에 있어 문서화는 업무를 진행할 때 눈에 보이는 서류를 작성해서 진행하는 것이다. 서류에는 워드나 엑셀 등 전자파일도 포함된다고 할 수 있겠다. 문서화의 핵심요소는 문서의 통일된 양식을 만들고 그 양식에 따라 운용하여 작성된 문서를 안전하게 보관하는 것이다. 기업 내의 대표적인 문서화의 결과물은 결재서류라고 할 수 있다.

 

인감관리에 있어 문서화는 인감사용대장을 말하며, 모든 인감은 각 담당자가 인감의 사용이력을 특정양식에 따라 기록하는 대장을 작성하도록 하는 것이다.

 

또한 인감관리의 문서화에는 특정 인감의 보관을 다른 사람에게 이전하는 경우에도 적용된다. 인감을 다른 사람에게 인계할 경우에는 반드시 서면의 인수인계서를 만들고 인감의 종류, 인수인, 인계인, 인수인계 감독인, 인수인계 시간 등의 정보를 기록한다.

 

6. 승인절차

 

기업에서 승인절차는 하급자가 한 일을 상급자가 검토한 후 확인해주는 과정을 말한다. 따라서 독립된 제 3자의 상호체크기능이 수평적인 통제절차라면 승인절차는 수직적인 통제절차라고 할 수 있다. 대표적인 승인절차는 문서화된 서류에 승인권자의 사인란을 만들어 단계별로 승인절차를 거치도록하는 내부통제제도라고 할 수 있다.

 

인감관리에 있어 승인절차는 인감사용대장에 대한 결재라고 할 수 있다. 일정기간 작성된 인감사용대장에 작성자부터 시작해서 최종 총경리에게 이르기까지 단계별로 승인을 받도록 하는 것이다.

 

7. 빈 종이에 날인하는 것은 절대 삼가

 

기업의 일상 업무활동에서 빈 종이에 회사의 인감(특히, 공장)을 날인해 놓고 사용하는 경우가 허다하다. 또 특정 업무를 진행하면서 오타 등 실수에 대비하여 여러 장의 빈 용지에 회사의 인감만을 찍어서 요구하는 직원들도 있다.

 

인감의 중요성에 대한 내부통제로서 빈 용지에 날인하는 것은 가급적 삼가고 업무 진행의 효율성을 높이기 위해서 불가피하게 빈 종이에다 인감을 날인해야 할 상황이라면 반드시 이 업무가 종료된 후 회사의 인장이 날인된 빈 용지의 사용처와 사용개수, 폐기된 용지 그리고 남은 빈 용지를 회수하는 내부절차가 필요하다.

 

8. 인감의 회사 외부유출 통제

 

불가피한 상황을 제외하고는 회사의 인감을 회사 밖으로 가져나가지 못하도록하고 번거롭더라도 회사 내에서 찍도록 해야 한다. 이렇게 하면 행정업무를 담당하는 실무자는 업무의 효율성 때문에 불만을 표시할 수도 있지만 업무의 효율보다는 잘못된 인감의 사용으로 인한 기업의 리스크를 방지하는 것이 더 중요하다고 할 수 있다.

 

그리고 인감 담당자 이외의 다른 사람이 회사 외부에서 인감 사용이 필요하다면 총경리의 서면 수권서를 받도록 하고 수권 받은 자와 인감 담당자가 공동으로 인감사용에 대한 책임을 부담하게 해야 한다.

 

 

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식의견이 아님을 알려드립니다.