변재서 관세사
 

해관의 AEO 기준: 내부통제기준
 
해관은 AEO 인증에 통과한 업체를 무역안전의 동반자로 인정한다. AEO 인증에서는 내부통제, 재무상황, 법규 준수 그리고 무역안전의 네 가지 기준의 충족 여부를 심사한다. 이러한 제도를 운용하게 되면 회사의 내부관리가 엄정해지고 약점을 강점으로 바꿀 수 있다. 누구라도 흙탕물을 일으킬 생각을 못할 것이다. 아래에서 내부통제기준 부문을 살펴보면서 귀사의 해관 리스크(Risk) 관리 시스템을 되돌아 보기 바란다. 
  
내부통제 기준
 
내부통제 기준에 대해서는 내부조직체계, 수출입업무관리, 내부감사관리, IT(ERP) 관리 부문에서 표준화된 업무 프로세스를 운용하고 있어야 한다.

 
  1) 내부조직체계에서는 수출입업무 재무 내부감사 등 부서의 직무분장이 명확하고, 고급관리자를 지정해 해관업무를 관장하고 있고, 서면 혹은 전자문서로 파일을 작성한다. 해관업무에 대한 교육과정을 만들고 총경리, 해관업무 책임자, 실무자 등이 1년에 1회 이상 참가해 법률법규 등 관리규정을 숙지하고 관련 리스크 통제방안을 논의한다.
 
  2) 수출입업무관리는 서류(증빙)의 관리, 보관, 수출입업무에 관한 기준으로 아래 ①, ②, ③에서 각각 살펴보려고 한다. 
 
    ① 먼저 수출입 서류증빙의 재심(교정)제도를 갖추고 있어야 한다. 화물을 수출입하는 기업에서는 신고 전에 담당부서 혹은 담당자가 수출입 서류증빙에 관련된 가격·품목분류·원산지·수량·품명·규격 등 내용의 진실성, 정확성, 규범성에 대해 내부의 재심사를 수행해야 한다.  

    ② 서류(증빙)의 보관에 있어서는 해관 규정에 따라 수출입증빙 관리제도를 제정하고, 기업에서 보관하는 종이 혹은 전자문서로 된 수출입 신고서류 물류정보 파일을 제때에 온전히 정확하고 안전하게 관리해야 한다. 서류의 보관기한은 일반적으로 수출입신고(혹은 해관관리감독기한)가 완료된 날로부터 3년이다. 해관신고용의 직인, 해관이 발급한 증서, 법률문서 또한 제대로 보관하고 있도록 한다. 
    ③ 수출입활동에 있어서는 수출입업무 관리프로세스가 합리적으로 정해져 있어서, 화물 서류증빙 정보의 흐름을 효율적으로 통제할 수 있고 추출검사를 통해서도 해관의 관리감독 규정에 부합하지 않는 행위가 발견되지 않아야 한다.

 
  3) 내부감사관리시스템을 운용하고 있으며 내부감사제도, 책임추궁제도, 개선제도가 핵심이다.
 
    ① 내부감사제도를 제정해 내부감사 전담조직 혹은 직책을 정하거나 외부전문가를 초빙해 수출입업무에 대해서 내부감사를 독립적으로 실시해 매년 최소 1회 이상 내부감사에 대한 서면 혹은 전자문서로 된 파일을 작성해 경영진에 보고한다.  
    ② 수출입업무에서 발견되는 문제나 위법행위에 대해서는 책임을 추궁하는 제도가 있으며, 기업의 임직원 및 통관담당자가 자의로 화물을 통관하거나 해관의 명의를 도용해 이익을 취하거나 해관공무원에게 수뢰를 하는 행위에 대해 책임을 추궁하는 제도를 운용하고 있다. 
    ③ 해관 법규 등의 변화에 따라 내부규범을 고쳐야 하는 경우 해관업무를 담당하는 고급관리자가 구체적인 규범으로 수정한다.

 
  4) 회사의 업무를 IT(ERP) 시스템으로 관리하고 있어서 실시간으로 업무 현황을 파악할수 있다. 아래의 기준에서 ①, ②, ③을 모두 충족하면 AEO 고급인증기업, ③의 기준을 충족한다면 AEO 일반인증기업의 표준에 부합하는 것이다. ERP 시스템의 고급 모듈을 구비한 경우에는 AEO 고급인증을 받을 수 있으나, 일반인증에는 고급 ERP까지 요구하는 것은 아니다.
 
    ① 기업의 경영상황 수출입통관 업무를 사실대로 정확히 온전하게 기록하는 IT SYSTEM을 구비하고 있다. 특히 재무관리, 해관업무관리, 물류관리 등 기능을 가진 모듈이 효율적으로 운용되고 있다면 AEO 고급인증기업 기준에 부합하는 것이다.  
    ② 생산경영 데이터 및 수출입 활동과 관련된 데이터를 제 때에 정확히 온전하게 시스템에 기록하고 있다. 시스템 데이터는 수출입 화물이 해관 수속을 마친 날로부터 3년 이상 보존하도록 한다. 수출입 통관 등의 주요 과정이 시스템에서 프로세스 검색 추적이 가능해야 한다.  
    ③ 시스템 안전 관리제도를 수립해 IT 시스템의 안전을 보호하며 직원들에게 관련 직무훈련을 실시한다. 전문적인 프로세스 혹은 제도가 있어서 IT 시스템에 불법적으로 침입해 업무 데이터를 조작하거나 변경하는 것을 포함한 비정상적인 사용을 식별할 수 있고, 이러한 행위에 대해 엄격한 책임추궁제도를 운용하고 있다. IT SYSTEM은 담당자의 ID와 P/W가 있고 정기적으로 P/W를 변경하고 있다. 또한 데이터 복구 백업 등 수단으로 정보의 유실을 막고 바이러스 방지 소프트웨어 및 방화벽 기술을 응용하고 있다.
 
관리가 부실한 기업의 문제
 
  1) 신용불량기업에 대한 연대 징계 및 처벌사례 
 
신용불량기업(失信企业)에 대한 처벌은 가혹하다. 관공서에서의 차별대우는 차치하고라도 항공기 비즈니스 좌석, 고급호텔 숙박, 고속철도의 탑승제한까지 규정하고 있다. 과거에 누적된 문제로 인해 처벌을 받고 신용불량 등급으로 떨어진 기업들이 도처에서 고초를 겪고 있다. 그 중 한 사례를 소개한다.
 
우리나라 대표기업의 1차 협력업체로 20여 년 전에 OO시에 진출한 XX 전자는 해당 지역의 대표적인 기업으로서 납세실적과 수출입 규모에서 지방정부의 각별한 관심을 받아 왔다. 2013년까지 내수와 간접수출입(심가공결전) 거래는 40:60의 비율로 중간재를 생산해 납품했다. 내수판매용 원자재는 일반무역으로 수입해야 함에도 불구하고 이를 전자장책으로 수입한 다음 2년 이상 세금을 납부하지 않고 있다고 2013년 말에 해관감사에서 적발됐다. 이후 고의로 세금을 탈루했다고 밀수조사국에서 판단해 세금추징 약 1400만 위안, 행정처벌(벌금) 약 300만 위안을 추징했다. 꽌시를 찾았지만 알고 보니 썩은 동앗줄(사기)이었다. 지난 5월 말 기업등급이 이전의 AA류 기업에서 한 순간에 신용불량기업(失信企业)으로 강등하면서 수출입화물에 대해 건마다 전수검사를 하고 있으니 비용과 시간이 예삿일이 아니다. 최근에 환경단속에서도 기업신용등급 때문에 더욱 신경이 쓰여 남보다 앞서 이것저것 고치니 비용지출이 더 컸고, 게다가 원청업체의 관리자가 납기문제 등에서 문제를 삼는 등 늘 고민이라 신용불량 꼬리표 떨어지는 1년 뒤를 학수고대하고 있다.
 
  2) 36계의 '혼수모어'[1]
 
현장방문에서 우리 회사에는 아무 문제가 없다고 자신하는 법인장을 만나면 경험상 불안한 느낌이 든다. 어떤 측면에 리스크가 있는데 그 해결방도를 구체적으로 구하는 분보다 의논하는데 힘이 든다. 리스크 요소조차 인식을 못하는 분과 소통을 하려면 얼마나 목이 아프겠는가?
 
36계 중 제20계는 '혼수모어'이다. 물을 휘휘 저어 흙탕물로 만들어서 고기를 잡는다는 뜻이다. 이 계의 풀이는 다음과 같다.
 
'내부의 혼란으로 역량이 약해지고 주인이 없는 틈을 타서 내 마음대로 노략질하는 것이 마치 밤에 잠자리에 드는 것처럼 편안하다[2].' 
 
면담에서 담당직원이 회피하는 분위기라면, 그 회사의 자료관리는 난잡한 경우가 대부분이다. 회사의 ERP도 돌아가지 않고 엑셀로 관리하는 자료가 전부이다. 어떤 필요한 자료를 찾으려 하면 어디에 숨어 있는지 보이지 않는다. 해관조사에서도 엑셀 자료는 근본적으로 신뢰하지 않는다. 언제든지 고치고 조작할 수 있기 때문이다. 실시간 현황은 애초에 파악할 수가 없다. 누가 무엇을 하는지 한눈에 들어오지 않는다.
 
어느 회사나 바쁘게 돌아가지만 돌발상황에 쫓기어 중요한 업무는 뒤로 쳐진다. 저마다 전화와 회의 다른 용무로 업무에 차질이 생긴다. 옆 동료와 협업할 시간이 없다. 팀워크가 없고 타 부서와의 협조도 부족하다. 똑같은 문서를 반복적으로 만드느라 퇴근시간은 늦어지고 자료는 자기 컴퓨터에만 쌓인다. 회사의 DB가 아니라 개인의 자산일 뿐이다.
 
ERP 시스템이 있어도 누적된 데이터에 오류가 많아 쓸모가 없다. 회사의 경영목표를 달성하기 위한 구체적인 업무수칙이 없다. 문서에 대한 검증 시스템이 갖추어져 있지 않고 내부통제 시스템이 없다. 직원 각자가 서류를 만들고 상급자의 결재를 받지만 내용을 자세히 검토할 수 없다. 바쁜 시간에 결재가 몰린다. 상하급자, 현장과 사무실, 한국인과 중국인 사이의 의사소통이 부족하다. 일은 회사의 이익을 위한 것이지 열심히 한다고 돌아오는 건 없다는 인식이 만연해 있다. 피곤에 지쳐 있다.
 
이런 혼란 속에서 회사와 개인의 이익이 상충한다면? 정말 잘못된 경우로서 회사의 이익보다 자기의 사익을 먼저 생각하는 경우도 없지 않다. 그에게만 책임이 있는 게 아니다. 조직의 분위기는 관리자에게 우선적인 책임이 있다.
 
위의 상황이 빈발하는 회사는 해관에서도 신뢰하지 않는다. 체계도 질서도 규범도 지켜지지 않는 회사에 대해서는 리스크 레벨이 높다고 판단하고 해관에서 사후감사, 조사, 가공무역 실사가 번갈아 나오더라도 이상한 일이 아니다. 

 
  3) 낭비요소를 제거하고 효율을 제고하는 방안
 
Paperless 통관시대에 직원이 해관에 나갈 일은 거의 없다. 실시간 빅데이터를 관리하는 중국 해관이 시스템이 다운되거나 예고도 없이 업그레이드를 하지는 않는다. 생산라인의 인원은 크게 줄었는데 무역통관 부서의 직원 수는 여전하다. 그런데 낮에는 자리에 없다면? 인원이 많으면 무임승차자가 늘어난다. 업무 프로세스를 입체적으로 구성해 서류 재심사, 내부감사에 인원을 배정하는 방안도 있다. 비효율적인 인원은 얼른 정리해야 한다.
 
효율이 낮은 무역통관 부서는 인원을 최소한의 인원으로 정예화하고 남는 인원은 서류 증빙의 재검토 업무에 투입해 해관신고 오류 등 인적인 착오를 줄여야 한다. 손이 많이 가고 효율이 낮은 엑셀 수작업은 ERP나 소프트웨어를 활용해 효율을 높이거나 아웃소싱을 활용하는 방안을 검토해 보기를 권한다.

가공무역수책 혹은 장책관리 시스템도 개발이 잘 돼 있고, 가공무역 내부감사 서비스를 통해서 사전에 추징세액을 파악할 수 있으므로 외부 전문가의 조력을 얻어서 세금 관련 리스크를 관리할 수 있다. 

결론: AEO 인증업무를 통한 내부관리제도의 개선

 
올해부터 실시되고 있는 중국해관의 통관일체화 정책에서 요구하는 자율관리와 책임부담 원칙, 세수징수요소에 대한 사후심사원칙, 작년에 수정된 사후감사조례의 처벌 규정, 기업의 신용등급에 따른 사회적 우대와 처벌 등을 함께 놓고 보면, 자율적으로 관리를 잘 하는 업체는 신용등급을 높여서 우대하고, 그렇지 못하면 과중한 처벌을 가해서라도 기업관리를 강화시키겠다는 것이 중국 정부의 뜻이다.
 
AEO 인증기준 중에서 내부통제 기준을 살펴 보았지만 재무상황, 법률법규 준수도, 무역안전의 기준과 위의 일련의 해관정책을 함께 놓고 보면 이러한 당근과 채찍 정책의 속뜻을 간파할 수 있을 것이다. 
 
중국 해관은 행정처벌의 강도가 높아 자칫하면 기업의 신용등급이 떨어질 위험이 상존한다. AEO 인증제도의 기준에 부합하는 관리시스템을 개선 운용하게 되면, 기존의 문제점을 해결하는 사이에 해관의 세금추징이나 행정처벌을 적극적으로 막을 수 있다.
 
중국에는 2만여 우리 기업에서 관리자들이 밤낮으로 일하고 있다. 총경리를 비롯한 관리자들은 한국에서 파견을 나와, 현지의 직원들을 독려하며 성과를 만들어 내기 위해 애쓰고 있다. 경험상 고급관리자 열에 일곱 여덟은 생산분야의 전문가이다. 사무실 직원들의 업무 매뉴얼이 제대로 갖추어진 회사는 극히 드물다. 사무실의 직무분장은 대부분 이전처럼 운영해 오고 있지만, AEO 인증작업을 계기로 조직화·정예화·IT화된 관리를 도입해 인적 의존도를 낮추고 낭비요소를 제거할 필요가 있다.
 
외부 전문가와 함께 아니면 자체적으로 AEO TF 팀을 만들어 AEO 인증 프로젝트를 수행하면서, 내부조직의 정예화, 시스템화, 비효율적인 업무의 아웃소싱(Outsourcing) 등 업무관리 시스템의 효율화도 동시에 추진할 수 있을 것이다.
 
  1) 작은 조직으로 정예화
 
큰 무리를 소수처럼 다루는 방법은 조직의 구성에 달려있다[3]. 조직을 작은 단위로 나눠야 업무분장이 명확해 진다. 조직이 커질수록 조직 구성원 1인당 성과는 낮아진다[4]. 조직 속에서, 나 하나쯤이야 괜찮겠지 하는 무임승차자가 생기기 때문이다. 일찍이 손자병법의 행군 편에서 군졸이 많다고 좋은 게 아니다[5]라고 한 것은 똑똑한 직원, 정예요원 위주의 편성을 강조한 것이다[6].
 
  2) IT 기술(S/W)을 이용한 자동화 시스템화
 
생산현장에서는 자동화 무인화 시스템화 아웃소싱으로 업무효율과 비용절감을 위해 노력해 온지 오래이다. 해관의 업무현장에서도 IT화, 빅데이터, AI, paperless 통관이 시행되고 있다. 책임이 불명확하거나 책임을 묻지 않는 곳에는 여전히 무임승차자(Free Rider)들이 도사리고 있다. 소프트웨어를 활용하면 업무의 중복이나 DB의 유실을 막을 수 있다. 시스템과 IT 기술을 활용하면 사람 때문에 하는 고민을 줄일 수 있다. 
 

[1] 浑水摸鱼
[2] 乘其阴乱, 利其弱而无主。《随》以向晦入宴息。
[3] 孙子曰: 凡治众如治寡, 分数是也。
[4] Maximilien Ringelmann(1861~1931), Ringelmann effect(Social Loafing)
[5] 兵非益多也。(孙子兵法行军篇)
[6] 兵贵精不贵多, 兵贵质不贵量。(吴如嵩)  

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식의견이 아님을 알려드립니다.