일본 비즈니스에 도움이 되는 에티켓

홍순혁 도쿄대학교 총합문화연구과 박사 과정

외국과의 비즈니스에는 문화, 언어, 거리 면에서의 장벽이 존재합니다. 서로 다른 문화 배경을 갖는 사람이기에 하나의 행동이 양자에게 다른 의미를 주기도 하고 서로 다른 언어를 쓰기에 원활한 의사소통, 정밀한 의미전달이 어려운 것도 사실입니다. 한 나라, 한 지역에 사는 것이 아니기에 자주 얼굴을 맞대고 얘기할 기회도 부족하고 문제가 생겼을 때마다 직접 현장을 찾는 것도 어렵지요.

그렇기 때문에 이 같은 장벽 너머로 이루어지는 제한적 접촉 기회 속에서 상대방에게 얼마나 신뢰감을 줄 수 있는가는, 양자 간의 커뮤니케이션을 이어나감에 있어서 큰 의미를 갖습니다. 어떤 문제가 발생했을 때 양자 간의 문화·언어·거리 상의 장벽은 곧잘 상대방에 대한 불안과 의심으로 이어지기 마련입니다. 기업의 규모가 크지 않거나 시스템화가 덜 이루어져 있는 경우, 외국과의 비즈니스 경험이 부족한 경우에는 더욱 그렇지요. 특히 제로 베이스에서 이제 막 서로를 알아가는 비즈니스 초기 단계에서는 쌍방의 업무 담당자가 곧 상대방에게 있어서 그 기업·조직을 대표하는 얼굴과도 같으며 담당자에 대한 좋은 인상은 곧 해당 기업에 대한 좋은 인상으로 이어지는 측면이 있습니다. 이는 상대방으로 하여금 연락을 무시할 수도 있는 상황에서 한번 더 연락하게 만들고 클레임을 걸 수도 있는 상황에서 한번 더 기다리게 만들고 조건을 고집할 수도 있는 상황에서 타협안을 모색하게 만듭니다.

물론 가장 중요한 것은 비즈니스적 제반 조건일 것입니다. 하지만 비즈니스적 제반 조건이 맞아떨어진다고 해서 모든 비즈니스가 성립되는 것은 아니지요. 계약서에 도장을 찍고 협업이 원활히 이루어져 최종적으로 양사에 이득이 발생하기까지는 긴 커뮤니케이션 과정이 수반되기 마련이고 이 과정에서는 많은 인내와 양보가 필요합니다. 그 양보와 인내의 베이스가 되는 것이 바로 상대방에 대한 신뢰이죠. 비즈니스 커뮤니케이션 과정에서의 신뢰 구축의 가장 핵심적 방법론은 성실하고 신속한 연락 대응일 것입니다. 이것은 성실함 차원의 문제로, 일종의 양적인 노력입니다. 그렇다면 질적인 노력으로는 어떠한 것이 있을까요? 바로 에티켓이라고 생각합니다.

일본의 경우 메일을 보낼 때 CC(참조) 일괄 발신을 제한적으로 사용하는 것 등이 우선 떠오르네요. 본문 모두에 CC 대상에 대한 별도 설명 없이 알지 못하는 메일 주소가 CC란에 주욱 떠 있다면 아마 담당자는 무심코 살짝 눈살을 찌푸릴 것입니다. 물론 바로 털고 넘어가겠습니다만 매번 메일이 그렇게 오면 거슬리는 건 어쩔 수 없는 일이겠지요. 이런 부분을 신경 써서 대응한다면 사소한 것 같지만 그렇지 못한 다른 외국 거래처의 경우와 좋은 대조를 이룰 것입니다.

출장 시에 선물을 건네는 경우도 사소하게 조금만 더 신경을 써주십시오. 짐 가방에서 선물을 꺼내 바로 건네기보다는 선물용으로 따로 준비한 손가방 등으로부터 현장에서 선물을 꺼내어 전해주는 것만으로도 훨씬 더 좋은 인상을 줄 수 있을 것입니다. 일본은 여행·출장 시의 증답 문화가 발달해 이런 사소한 부분에도 신경을 쓰는 경우가 많습니다.

현관에서 신발을 벗고 슬리퍼로 갈아 신는 경우 본인이 벗은 신발을 정리하는 것은 좋은데 180도 뒤를 돌아 상대방에게 등을 보이고 한다면 그건 40점짜리 답안입니다. 이 경우, 상대방에게 등을 보이는 것은 에티켓에 어긋나는 행동으로 옆으로 상반신만을 틀어 등을 보이지 않고 정리하는 것이 옳습니다.

누가 요즘 저렇게까지 깐깐하게 따지느냐?는 반론이 있을 수 있습니다. 일리 있는 지적이지요. 하지만 감점을 줄인다는 관점이 아닌, 가산점을 딴다는 관점에서 접근하면 얘기는 달라집니다. 이미 적었듯이 상대방은 넘어가는 게 사실이지만 그에 앞서 에티켓에 어긋나는 행동을 보고는 무심코 살짝 눈살을 찌푸리는 것 또한 사실입니다. 물론 외국인을 상대로 그런 것 가지고 불만을 토로하지는 않겠습니다만 그것은 어디까지나 이성의 영역입니다. 이것은 그 이전의 거의 감각적인 영역의 문제이지요. 상대방의 입장을 배려하고 상대방의 문화를 이해하려는 작은 지적인 노력과 그 실천으로 효율적으로 상대방의 신뢰를 살 수 있다고 한다면 그 노력을 마다할 이유는 없지 않을까요. 이러한 작은 배려가 다른 결과를 낳을 수도 있다고 본다면 한번쯤 고려해볼만하나 것이라고 생각합니다.

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식의견이 아님을 알려드립니다.