자동차업계, 납품업체 프로그램 취소에 대한 클레임 작성 요령

- 노동 시간 관련서류 작성이 가장 중요한 요소 –

- 클레임 작성에 따라 보상금액이 큰 차이를 보일 수 있음 -

 

보고일자 : 2008.4.11.

김호준 디트로이트무역관

detroit@kotradtt.org

 

 

□ 클레임 절차

 

 ○ 진행 중이던 프로그램(차량 생산 프로그램)이 취소될 경우, 완성차 업체들은 해당 프로그램에 들어가는 부품을 개발·생산 준비하던 공급업체에 취소 통보를 보내게 됨.

  - 일반적으로 바이어가 취소 통보를 발송하는 일자를 기준으로 작업 기간이 결정(최초 시작일부터 취소 통보 발송일까지 기간이 총 작업기간이 됨.)되므로, 발송일자가 클레임 금액에 많은 영향(발송 일자가 늦을수록 유리)을 미치게 됨.

 

 ○ 취소 통보와 함께 바이어는 클레임 리스트에 포함될 수 있는 항목들을 공급업체에 전달하며, 자신이 보유한 공급 업체 관련 정보·공급 업체와 진행하던 프로그램 내역 등의 데이터를 클레임 분석 부서에 발송, 클레임 분석 부서는 클레임 번호 부여

 

 ○ 취소 통보 수령 후 30일 이내에 클레임 리스트를 만들어서 클레임을 신청하게 되는데, 신청 전에 바이어와 사전 검토를 하는 것이 일반적임.

  - 바이어는 클레임 내용을 결정할 권한은 없으며, 클레임에 포함시킬 내용은 전적으로 공급업체가 결정할 수 있음.

 

 ○ GM의 경우 클레임 처리 속도를 늘리기 위해 공급업체에 감사 준비 체크리스트를 제공하고 있으며, 클레임이 ‘감사 준비 완료’ 상태가 되기 위해서는 이 체크리스트상의 요구사항들이 모두 충족돼야 함.

 

□ GM의 클레임 항목

 

 ○ 임금·툴링·계약직 임금 등 클레임 항목 및 각 항목의 청구액을 엑셀 파일에 요약해 미리 제출한 후, 세부 서류를 준비해야 함.

 

 ○ 체크리스트상에 ‘세부사항’이라고 돼 있는 부분은 하드 카피로 제출해야 하며, 예외 적용을 받기 위해서는 Supplier Claims Activity의 사전 승인을 받아야 함. VDR 1.1, VDR 1.2, VDR 2.1에 해당하는 문서들의 양이 많을 경우에는 하드 카피와 함께 엑셀 파일을 추가로 제출해야 함.

 

 ○ 항목별 서류의 가장 앞장의 우측 상단에는 항목 번호를 기입해야 함.

 

GM의 공급업체 클레임 항목

기본 서류	GM의 Supplier Claim Review Activity에 사전 제출	GM-4	클레임 내용 요약(엑셀 포맷에 소재, 툴링, 임금 등 클레임 항목과 금액 명시)
		VDR 5.2	툴링이 완결됐는지 여부
		VDR 5.3	툴링 공급업체 이름, 툴 위치, 툴 완성 정도, 툴링에 대한 지급 금액
		VDR 5.4	툴 사진

자료원 : GM의 공급업체 클레임 관련 서류(무역관 입수)

 

□ 클레임 작성 관련 팁

 

 ○ 클레임 내용 중 섹션 2의 노동 시간이 가장 중요

  - 노동 시간 계산의 시작 시점은 Business Nomination(최종견적 제출 기준 약 3개월 후에 발급하는 것이 일반적) 발송일자, 최초 프로토타입 PO 일자, 최종견적 제출일자 등 여러 가지가 될 수 있으며, 명확한 기준 일자를 잡기 어려울 경우 최종견적 제출일자와 같이 일단 유리한 방향(작업 기간이 길어지는 방향)으로 제출할 필요가 있음.

  - 노동시간 계산 시 미국은 시간당 임금만을 계산하는 경우가 일반적이나, 현지의 관행(한국)을 감안해 급여+각종 혜택+보너스 등을 포함해 총액을 계산해서 일단 제출한 후, 세부 사항을 요구할 경우에만 구분해 제출

 

 ○ 제품(샘플) 생산을 위한 자재 구매 대금은 보통 샘플 가격에 포함돼 있다고 간주해 청구하더라도 받을 가능성이 거의 없으며, 생산에 투입되는 노동력 역시 샘플 가격에 포함돼 있다고 간주함. 그러나 두 항목 모두 일단 청구하는 것이 좋음.

 

 ○ 클레임 분석가는 보통 5~6건의 클레임을 동시에 처리하며, 요구하는 데이터를 자세하게 준비해 제출할수록 프로세스 진행 속도가 빨라짐.

  - 클레임 분석은 고객사 내부 클레임 관련 부서에서 하는 경우와 외부용역을 주는 경우가 있는데, 감사를 받아야 하는 공급업체의 입장에서는 외부 용역을 줄 경우 세세한 정보를 빠짐없이 요구한다는 단점이 있는 반면, 보통 접촉 가능한 창구가 고객사가 아닌 공급업체로 제한되게 돼 종합적인 정보 취합이 어려워 놓치는 부분이 생기는 장점이 있음(고객사 내부 부서의 경우 바이어·엔지니어 등 프로그램 관련 내부 직원들의 협조가 원활해 정보 요구량은 적을 수 있으나, 종합적인 검토가 가능함).

 

 ○ 업체에 따라 다르나 일정 금액이 넘지 않는 클레임에 대해서는 실사가 아닌 금형사진·샘플사진 등으로 감사를 대체하게 되므로, 내부 정보에 대한 접근을 시도할 필요가 있음(한 업체는 400만 달러가 넘지 않는 클레임에 대해서는 멕시코를 제외한 다른 지역에 대해서 실사를 실시하지 않음).

 

 ○ 일부 업체들은 샘플 테스트 데이터를 실제 실시한 것보다 과다 계산·제출하기도 함.

 

 ○ 생산된 샘플에 대한 현장 실사가 이루어지는 경우는 많지 않으며, 샘플 사진 및 샘플 중 일부를 송부하는 것으로 실사를 대체

 

□ 유의사항

 

 ○ 경기 악화로 인한 자동차 판매 감소는 생산 감소로, 생산 감소는 프로그램의 축소 또는 취소로 이어지고 있어, 어느 때보다 미국 자동차 산업은 어느 때보다 변동성이 큰 상황

  - 프로그램을 수주하고, 프로토타입 디자인·생산 등을 시작할 때는 개인별로 Manhour를 일자별로 미리 계산해 근거를 남겨두는 것이 이러한 변동성에 효과적으로 대비할 수 있는 방법 중 하나(GM의 Manhour 제출 양식 첨부 참조)

 

 ○ 클레임 접촉 창구를 처음부터 단일화를 통해 데이터 작성은 여러 사람이 하더라도, 전달 및 관리는 한 사람이 해야 프로세스 과정에서 데이터 오류로 인한 문제 발생을 방지할 수 있음.

  - 하나의 데이터에서 오류가 발생할 경우 프로세스 자체가 길어질 뿐 아니라, 감사의 강도가 강화되는 결과를 가져올 수 있으므로, 일관된 데이터 제공이 필수

 

 ○ 클레임 작성 시 각종 데이터 등을 충실히 작성하면 실제 소요된 비용보다 많은 금액을 청구해 받아낼 수 있어, 어떻게 작성하는지가 보상 금액을 결정

  - 무역관이 인터뷰한 A사의 경우 실 소요비용 5만 달러의 건에 대해 18만 달러를 청구해 13만 달러를 받아냈으며, 현재도 실 소요비용 20만 달러로 추정되는 건에 대해 120만 달러를 청구해 70만~80만 달러 수준에서 합의점에 거의 도달하고 있음.

 

 ○ 클레임 과정은 6개월을 넘기지 않는 것이 일반적이나 최종 고객(자동차 회사)이 아닌 Tier 1·Tier 2에 납품하고 있는 경우, 고객사와 최종 고객과의 클레임이 마무리돼야 클레임이 처리되게 되므로, 클레임 처리가 장기화될 수도 있음.

 

첨부 : GM의 Manhour 제출 양식

 

 

자료원 : 무역관 자체 조사