중국 인사관리에서 무시하거나 간과하는 것

손문섭 Ghin Consulting 대표

1. 노동 계약서

본인의 경우도 한국에서 일할 때는 노동계약서가 있는지도 몰랐다. 처음 입사할 때 무언가에 사인한 기억이 있고 그 이후에 노동 계약서는 그냥 형식적으로 존재하는 것으로만 생각했던 것 같다.(물론 그때도 인사파트에서는 당연히 관리하는 문서였을 것이다.) 하지만 인사파트 외 다른 부서에서 일하는 사람은 노동계약서의 중요성을 별로 인지하지 못하는 것이 대부분인 것 같다. 그렇기 때문에 한국 기업의 경우 중국에 와서도 상대적으로 이런 기본적인 사항에 대해서는 별로 중요하게 생각하지 않았던 경우가 많이 있었다. 또한 중국 노동법에 대해서 정확히 알지 못함으로 인해 어떻게 관리하는지 대충 중국 직원의 이야기만 듣고 관리하는 경우도 많이 있었다.

하지만 중국에서 노동계약서는 노동법 상 매우 중요한 문서이다. 만약 회사가 직원과 노동계약을 맺지 않고 일을 시키게 되면 이는 곧 '불법 노동'이 되기 때문이다. 회사가 직원에게 정당한 계약을 맺지 않고 일을 시키는 것은 회사가 직원에게 정당한 권리를 빼앗는 일이 되기 때문에 직원이 이에 대해 이의를 제기하는 경우 회사는 무조건 100% 책임을 지게 돼 있다.

다른 사항에 대해서는 노동중재에서 기업의 의견을 들으려고 하는 경우가 있지만 노동계약서 관련해서는 무조건 회사에게 책임을 묻는다. 한국 기업의 경우 처음 입사 시는 대부분 노동계약서를 작성하고 서명을 하고 관리를 한다. 하지만 몇 년씩 일한 직원에 대해서는 노동계약서 재 작성을 깜빡하는 경우도 있다. 하지만 이후 분쟁이 생겼을 때 무조건 회사가 보상해야 하므로 기존 직원의 노동계약서 재작성 일자를 반드시 인사담당이 관리하고 재계약을 맺으라고 하는 이메일이라도 반드시 직원에게 발송해야 한다.

한국과 중국의 노동 계약 관련 매우 큰 차이가 하나 있다. 한국의 경우는 회사가 불법 노동을 시킨 것에 대해 직원이 고소를 할 경우 그 직원이 회사가 어떤 불법 노동행위를 시켰는지를 증명해야 한다. 하지만 중국의 경우는 직원이 회사를 상대로 불법 노동 행위를 고소하는 경우 회사는 왜 회사가 불법 노동 행위를 시키지 않았는가에 대해 증명해야 한다. 그러므로 노동 계약서 등 기본적인 자료를 정확히 관리하지 못하는 경우 나중에 이 단순한 내용 때문에 치명적인 약점을 가질 수도 있다.(노동계약서 관련한 한국 기업의 사례는 너무 많아서 일일히 나열할 수도 없다.)

또한 한국의 경우 노동계약서 안에 직원이 해야 할 일에 대해서 정확히 정해져 있지 않은 경우가 대부분이다. 즉 회사와 개인간의 노동계약으로 개인은 회사의 규칙에 성실하게 따라야 하고 내용이 한국의 일반적인 내용이라면 중국 노동 계약서에는 조금 더 디테일한 업무 정의가 있는 경우도 많다. 즉 노동 계약서에 직원이 해야 할 구체적인 업무 내용을 정리하고 노동 계약 시 이 내용에 대해서 합의했다라는 근거를 가지고 있으면 업무를 할 때 그 직원의 업무 태도 및 성과가 안 좋을 시 노동 계약서를 근거로 그 직원의 업무 향상을 독려할 수 있다. 이런 근거가 없으면 나중에 직원의 업무능력 성장 및 강화에 대해 이야기할 수 있는 근거가 없기 때문에 직원 독려가 매우 어려운 경우가 많다. 그러므로 노동계약서는 시스템으로 관리하는 것이 가장 바람직하다.

2. 야근비용 지급

이 책의 다른 글에서 중국 직원이 야근을 싫어한다라는 것을 설명한 적이 있다.(중국직원이 싫어하는 것) 하지만 그 말이 100% 맞다라고는 말할 수 없다. 왜냐하면 야근 비용을 지급하는 경우에는 자진해서 야근을 하는 경우도 있기 때문이다. 정확하게 표현하자면 야근 비용을 지급하지 않고 야근을 시키는 것을 싫어한다라는 것이 정확한 표현일 것이다. 여기에도 한국 기업문화와 중국 직원의 인식 차이가 있다.

한국 기업은 야근을 자연스럽고 당연하게 생각한다. 즉 기업의 목표, 부문의 목표, 팀의 목표, 개인의 목표를 세워 놓고 이를 달성하지 못하면 그 직원은 자신의 월급 및 보상에 대한 책임 및 역할을 다 하지 못한 것으로 생각한다. 그러므로 야근을 판단하는 기준이 그 목표를 달성한 다음부터 판단하게 된다. 즉 시간으로 판단하는 것이 아니라목표를 달성했는지 여부를 먼저 판단하고 시간으로 판단하게 된다.(여기에서도 사실 어느 정도 근무 연한이 있는 직원은 알아서 야근비용 등은 신청하지 않는 경우가 대부분이다.)

하지만 중국은 이 개념이 다르다. 즉 일하는 시간은 일하는 시간이고 목표 달성은 목표 달성이다. 중국 직원은 사람은 '합법위에 합리가 있다'라는 말을 자주 한다. 즉 목표를 달성하지 못한 이유가 개인에게만 있는 것이 아니라 조직 전체의 문제에 있다라는 논리가 있는 이상, 본인이 목표달성을 하지 못했다라는 것에 대해 동의하지 않는다.(애초부터 목표를 잡는 것부터 동의하지 않는 경우도 많다.) 그러므로 야근 비용에 대해서는 정확하게 요구한다. 만약 회사가 야근비용을 지급하지 않고 야근을 지속 시키면 향후 문제가 될 소지가 거의 90% 이상이라고 보면 된다.

그리고 또한 일정한 시간 이상 야근을 했으면 직원이 반드시 야근 비용이 어떻게 처리되냐고 물어본다. 그러므로 야근을 시킬 때는 반드시 근거를 가지고 있는 것이 좋다. 직원이 이번에는 특별한 일이니까 그냥 넘어가겠지 생각하는 것은 운이 좋을 경우 통할 수 있지만 그중 한 직원이라도 야근비용에 대한 이슈를 제기하는 순간 야근에 대한 근거를 가지고 야근 비용을 정산하게 된다. 가장 좋은 것은 출퇴근 시간을 시스템으로 관리하고 야근 이유를 정확하게 기록하게 하는 것이다. 그룹웨어 등록 및 해제 시간이라든지, 아니면 사무실 출입구에 지문인식기를 설치하고 출, 퇴근 시 등록 하도록 하는 방법이 가장 좋다.

그리고 야근을 효율적으로 관리할 수 있도록, 즉 야근이 단순히 사무실 자리에 앉아 있는 시간이 아니라 업무 효율을 낼 수 있는 시간이 되도록 관리하는 것이 중요하다. 중국에 진출한 잘 안 풀리는 한국 회사를 보면 낮에는 한국직원만 바쁘고 중국 직원이 대충 시간을 때우고 5시 무렵부터 무엇인가 바빠지고 늘 저녁에 회의를 하고 야근을 하는 빈곤의 악순환이 되풀이되는 경우가 많다. 이런 모습은 중국 비즈니스에 중국 직원과 함께 사업을 펼쳐 나가는데 맞는 모습이 아니다. 업무 효율을 내기 위해서는 이런 모습부터 되돌아 보는 것이 중요하다.

3. 회사 이메일 관리(시스템 관리)

중국에 와서 사업하는 한국 기업 중 개인 이메일을 이용해서 업무를 보는 기업이 꽤 많이 있다. 처음 중국에 진출한 이후 한국 회사에서 쓰던 그룹웨어나 웹메일 시스템을 통한 이메일 회사 계정은 속도도 느리고, 가끔은 잘 안 붙기도 하고 해서 한국 직원의 경우 포털 개인 메일을 쓰기도 한다. 중국 직원은 당연히 한국회사의 메일계정을 만들어 줄 수 없음으로 인해 qq나 163 메일을 사용하는 경우가 많다. 그런데 이렇게 개인 메일을 사용하게 되면 향후 여러가지 문제가 발생할 수 있다. 보통 일반적으로 보안에 취약하고 회사의 비밀을 밖으로 내 보낼 수 있는 등의 이야기를 많이 한다.

그러나 이는 회사의 입장만을 생각하는 방식이다. 이메일 시스템도 구축하지 않아서 사업을 시작한 지 1년이 넘은 회사에도 중국 직원의 명함을 보면 sunwenxie@163.com이나, 23149821piao@qq.com의 이름을 심심치 않게 볼 수 있다. 그런데 이런 상황은 큰 이슈를 갖는다. 바로 중국 직원의 회사에 대한 애착심이다. 예를 들면 한국에서도 명함을 주고 받을 때 OOOO@adweb.com이란 메일명이 있는 것과, OOOO@naver.com이 있는 것은 다른 느낌을 준다. 전자는 뭔가 갖추어진 회사 같은 느낌을 주고 후자는 그냥 아직 갖추어지지 않은 회사, 즉 회사 메일 계정도 없이 개인이 사업을 하는 느낌을 준다.

이건 중국도 마찬가지다. 중국 직원이 거래선과 명함을 주고 받거나 혹은 친구와 명함을 주고 받을 때 회사 메일 계정이 없이 개인 메일 계정이 적혀 있으면 이 회사는 아직 준비가 덜 된 회사라는 느낌을 상대방에게 준다. 외국 회사에 다닌다라는 나름대로의 자부심은 이런 약간의 준비부족으로 인해 망가지게 된다. 그러면서 한국 회사는 언제 중국에서 나갈지도 모른다라는 약간의 부정적인 생각까지도 가지게 된다. 이 얼마나 기업문화에 나쁜 영향을 미치는 것인가? 간단한 이메일 계정에서 이럴 때 다른 시스템 예로 들면 인사 시스템은 어떻겠는가? 인사 관련한 내용을 전부 인사담당자 개인 컴퓨터의 엑셀에 의존해서 하고 있다면 그 인사 담당자가 퇴사하거나, 아니면 정말 나쁜 마음을 먹고 데이터를 훼손 또는 노출 한다라고 하면 전체 직원의 동요를 어떻게 막을 수 있겠는가? 이런 시스템 관련한 것을 진입초기에 바로 세팅할 수는 없겠지만 다른 어떤 것보다 먼저 관심을 갖고 차분히 준비해야 하는 일임에는 분명하다.

4. 홍빠오(장려금) 지급

한국은 모든 인사, 급여, 보상체계가 규정, 프로세스화돼 있다. 그래서 명절이라고 해서 회사가 갑자기 직원에게 보너스를 주거나 하는 경우가 거의 없다.(요즘은 아예 없다라고 해도 과언이 아닐만큼) 모든 것이 전년도에 준비한 올해 사업계획에 의해 결정이 되고 그 기준에 따라서 성과에 따라서 장려금이라는 것이 지급되게 돼 있다. 하지만 중국에서는 한국에서 말하는 이런 성과급적인 장려금 말고 그냥 명절 등에 주는 홍빠오라는 장려금이 있다. 그래서 한국 기업도 국경절이나 춘절에 모든 회사가 선물을 하나씩 직원에게 준다. 보통 RMB 50~100 상당의 선물을 하나씩 주는 경우가 많다.

그런데 이 선물에 대해서 직원은 어떻게 생각을 할까? 제가 만나 본 중국 직원의 목소리를 들어보면 이건 '영혼 없는 당연한 선물, 고마워할 필요가 없는 물건'이라고 정의할 수 있을 것 같다. 이건 무슨 문제인가? 중국의 홍빠오 문화는 스킨십 혹은 체면문화라고 할 수 있다. 즉, 덕담 한마디 건네면서 고향에 잘 다녀오고 고향에 가서 오랫만에 만날 가족과 함께 맛있는 음식이라도 먹고 와라. 뭐 이런 문화라고 할까? 땅 면적의 넓음으로 인해 1년에 한번 혹은 몇 년에 한번 고향에 가는 직원에 대한 배려라고나 할까? 그러면서도 뭔가 과시하려고 하는 문화라고 할까? 이런 홍빠오 문화를 기계적으로 이해하면 오히려 도움이 더 안될 수도 있다. 왜냐하면 다른 회사와 늘 비교하는 것이 직원의 버릇이기 때문이다.

이 홍빠오는 가능한한 진정성 있게 지급하는 것이 가장 좋다. 적은 금액이라도 이 사장, 총경리가 직접, 중국의 좋은 덕담이라도 한마디 외워서 편지로 쓰고 기분좋게 고향에 다녀올 수 있도록, 즉 다시 돌아 오고 싶은 회사로 만들어 주는 것이 중요하다. 만약 이렇게 단체로 주는 것이 아니라 부모님이 아파서, 가족이 문제가 있어서, 결혼을 해서 등등 특별한 사유로 인해 홍빠오를 준다라고 하면 보통 한국 관리자가 생각하는 수준의 2~3배 정도는 지급해야 직원에게 고마움을 느끼게 할 수 있다. 이 개인적인 홍빠오 금액 수준으로 인해 낭패를 본 한국 관리자를 여러명 본 경험이 있다.(OOO 패션회사 중국 법인장이 거래처에 갔다가, 마침 거래처 부근 병원에 입원해 있던 중국 직원 병문안을 가게 됐다. 원래 예상하지 않았던 방문이지만한국 사람 특성 상 일타 쌍피를 처리하는 업무 방식으로 직원을 찾아 가서 위로하게 됐고 급한 방문으로 홍빠오를 미리 챙기지 못해 개인돈으로 500RMB를 주고 왔다.이후 직원으로부터 어떻게 라오빤이 직원 병문안을 가서 RMB 500만 주고 올 수 있나?라는 수근거림을 꽤 오랫동안 들어야 했고 이로인해 직원에게 서운함을 느낀적이 있었다. 하지만 이후 이 홍빠오 문화에 ‘체면’이라는 개념이 들어 있다라는 것을 알게 됐고 현재는 개인적으로 주는 홍빠오는 금액이며, 대상이며 매우 조심스럽게 주게 됐다.)

5. 개인 적인 휴가 차이(춘절, 국경절)

위에도 한번 언급했지만 중국에서 가장 많이 듣는 이야기 중 하나가 '합법위에 합리가 있다.'라는 이야기 일 수 있다. 중국 사람이 가장 중요시 여기는 개념이 '중용'이기도 하고 즉 어느 한편에 치우침이 없이 결정 및 판단을 해야 한다라는 뜻이다. “중국처럼 큰 땅덩어리 위에 사는 사람이 어떻게 하나의 논리와 규정을 가지고 살아갈 수 있단 말인가?”란 의미가 내포돼 있는 문장이기도 하다.

중국에 진출한 한국 기업 관리자가 제일 무서워하는(?) 기간이 아마도 춘절과 국경절이지 않을까 싶다. 물론 이때 고향에 갔다가 돌아오지 않는 직원의 비율이 10% 이상 되는 공장은 말할 것도 없고 춘절과 국경절 연휴시작 전부터 관리자는 골치가 아프기 시작한다. 왜냐하면 춘절, 국경절 연휴기간 때문이다. 분명히 정부에서는 7일을 휴가기간으로 엄격히(?) 정해놓고 있다. (주말 포함) 하지만 거의 대부분의 직원이 앞 뒤로 며칠씩 더 휴가를 신청하기 때문에 이를 어떻게 처리할 것인가에 대해서 골치가 아프기 때문이다. 특히 1~2일도 아닌 5일 이상을 신청하는 직원의 숫자도 적지 않다. 물론 한국 관리자는 “왜 너만 이렇게 긴 휴가를 신청하니?”라고 당연히 물어본다. 다른 직원은 7일만에 오는데 왜 너만 그렇게 긴가에 대한 대답은 매우 간단하다. “전 고향이 동북이라서, 산둥이라서 오고 가는 시간이 4일 이상 걸린다. 그리고 멀기 때문에 자주 갈 기회가 없어서 1년만에 처음으로 간다. 그러므로 가까운데 있는 다른 직원이 1일 반 정도 걸려서 집에 간다라고 하면 난 3일 정도 더 길어야 하고, 또한 집에 방문한 빈도수가 내가 훨씬 적기 때문에 2~3일은 더 보내고 오는 것이 합당하다.”란 논리다. “집이 먼 것 까지 회사가 신경쓸 수 없다.그건 너가 떠 안아야 할 책임이니 이를 받아 들일 수 없다.”라고 하면 첫번째 “그렇다면 회사는 직원에 대해서 무엇을 신경쓰는가? 1년에 한번 집에 가는 것도 배려해 주지 않는다면"라고 반응하면서 지속 휴가에 대해서 요청하거나 아니면 “알겠다.”라고 한 후 연휴 이후 출근하지 않는 경우의 반응이 있다.(차가 없다.홍수가 났다.부모님이 아프다 등등의 이유로 어차피 늦게 오는 경우가 꽤 있다.)

참 어려운 일이다. 누군 해주고, 누군 안 해주고 말이다. 하지만 중국 직원에게 물어보면 누군 해주고, 누군 안 해주고에 대해서 그게 합리적이면 그냥 넘어가는 경우가 많다는 것이 중요하다. 즉 이 친구도 각자의 사정에 따라서 회사가 달리 배려할 수 있다라는 것에 대한 이해도가 있다. 그러므로 이 휴가 기간을 일률적으로 정해서 통일할 수 있는 관리 능력이 있다라면 모를까 그렇지 않다면, 오히려 직원의 휴가일을 잘 정리해서 업무에 최소한의 피해가 갈 수 있도록 업무 배치하는 것이 훨씬 효과적이다. 그리고 중국 내에서도 연차라는 개념이 있기 때문에 직원에게 자신의 연차 규정에 맞게 사용할 수 있도록 하고 그 외에 추가로 사용할 경우에는 무급휴가로 급여에 반영하면 된다. 휴가를 많이 사용하는 직원은 급여가 줄기 때문에 직원 휴가의 공평성에 대해서는 크게 문제제기 되지 않는다.

6. 마지막으로 Tip

항상 인사와 관련해서는 노동분쟁이 발생되는데 중국에서는 증거주의가 기본이다. 회사에서 어떤 이야기를 하던 증거가 없으면 인정되지 않는다. 최근에는 노동 중재를 방문하게 되면 너무 일방적으로 노동자의 입장만 생각하는 게 아니라 기업의 입장도 이해 해 줄려고 노력하는 모습을 볼 수 있다. 그래서 퇴직 시 보상금 문제와 같은 것도 기업의 입장을 고려해서 중재하려고 하는 모습을 볼 수는 있다. 단지 노동계약 작성과 관련해서는 조금의 협상 여지가 없다. 이 부분 만큼은 100% 법률 데로 적용하는 것을 볼 수 있다. 만약 내가 노동계약을 안 했거나 또는 1년 계약 기간이 지났는데 재 계약을 진행하지 않은 경우에는 급여의 100%를 추가 지급하도록 규정 돼져 있다. 따라서 노동계약은 반드시 진행해야 하고 특히 계약기간이 끝난 직원은 반드시 재계약을 진행해야 한다. 최소한 그 직원에게 계약기간이 언제 끝나니, 인사부를 찾아 재계약을 진행해라라는 이메일 통지라도 꼭 해야 한다.

그리고 보통 기업이 4대 보험을 줄이기 위해서 기본 급여를 낮게 잡고 나머지를 성과급 수당으로 처리하는 경우가 많은데 실제 분쟁이 발생해서 노동중재 또는 법원을 찾게 될 경우에는 그 성과급이 일정하게 지급 됐는지를 판단하게 된다. 즉 일정한 금액이 매달 성과급으로 입금 됐다면 이건 급여로 판단하게 된다. 왜 기본 급여가 중요한가 하면 나중에 보상금과 관련해서 계산을 할 때 급여를 기준으로 하기 때문인데 이 부분이 이슈가 되는 경우가 많다. 따라서 급여를 대신하는 성과급 수당 형태로 지급할 경우에는 정확한 계산 방법을 만들어서 매달 다른 수당(?)이 입금 되도록 해야 나중 문제 발생 시 기본 급여에 대해 인정 받을 수 있다.

인사와 관련해서는 노동분쟁에 대비해 모든 것은 자료로 남길 수 있도록 해야 한다. 중국 노동법이 노동자에 유리하도록 돼 있다는 것은 사실이다. 즉 모든 법과 규칙이 노동자에 유리하도록 돼 있다. 그러나, 막상 노동중재나 법원에 가게 되면 다시 한번 말하지만 최근에는 기업의 입장도 고려해 주려고 하는구나란 느낌을 받을 수 있다. 즉 이런 법규를 과대 적용 또는 악용하는 직원이 많고 더구나 요즘은 이것만 전문적으로 대행하는 악덕(?) 변호사가 많이 있기 때문에 노동중재도 어느 정도 기업의 입장을 생각하려고 하는 추세인 것이다.하지만 이 역시 인사관련자료를 가지고 있는 때에 가능하다라는 것이 중요하다.

마지막으로 이런 분쟁을 만들기 위해서 최대한 노력해서 안 만드는 것이 가장 좋지만 만약직원과 노동분쟁이 발생하면 노동법을 잘 모르고 중국에서는 법이 노동자 편이고 등등의 이유로 미리 겁을 먹고 직원과 울며 겨자 먹기로 협상하지 말고 노동중재에 당당히 대응하는 것도 한 방법임이 틀림없다.

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식의견이 아님을 알려드립니다.