독일, 독일 내 연락사무소 설립은 이렇게

- 한국 기업의 초기 진출 형태로 선호 –

- 법인세, 영업세 과세 의무가 없으나 직접 거래 및 영업활동 불가 -

2013-06-21

프랑크푸르트무역관

박소영(708067@kotra.or.kr)

□  연락사무소(Repraesentanzbuero), 한국 기업의 초기 진출 형태로 선호

 ○ 연락사무소(Repraesentanzbuero)의 성격 및 특징

  - 한국 기업의 독일 진출시 적절한 법적 형태를 선택하는 것이 중요한데, 현지 영업 진출 이전 사전 조사나 마케팅, 세무와 회계에 대한 관리업무를 최소화하는 데에 초점을 둔다면 연락사무소 설립을 고려할 수 있음.

  - 연락사무소는 대표사무소로 불리기도 하며 법적으로 독립된 회사가 아님.

  - 연락사무소는 독자적으로 영업을 하거나 거래계약을 체결할 수 없으며, 독자적으로 인보이스 발급이 불가함. 따라서 연락사무소의 과제는 현지 시장 정보의 수집이나, 고객과의 접촉, 애프터 서비스 또는 연구개발 등 본사의 영업 활동을 위한 사전 준비적 활동에 국한됨.

 ○ 연락사무소, 법인세와 영업세 비과세

  - 연락사무소는 기본적으로 독일 법인세(Koerperschaftsteuer)와 영업세(Gewerbesteuer)과세 대상이 아니며, 회계 장부를 작성하여 세무서에 제출할 의무가 없는 반면, 급여 소득세(Lohnsteuer)와 부가세(Umsatzsteuer)는 신고의 의무가 있음.

  - 연락 사무소의 유지기간이 3~5년 이상 되고, 사무소의 직원수가 일정 규모 이상 증가할 경우, 세무서는 사무소가 실제 영업 활동을 하는 고정사업장일 수 있다는 평가를 하여 세무조사를 실시하는 경우도 있음.

  - 따라서 연락사무소는 독일 진출 초기 단계에서 바람직하며, 향후 현지 영업 효율성을 위해서는 지점이나 법인 형태의 전환이 바람직함.

□  연락사무소 설립 절차 및 유의사항

 ○ 거주신고 및 비자 신청

  - 연락사무소 개설 전 우선적으로 관할지역 시청에 거주신고가 이뤄져야 하며, 이 경우 여권과 주택계약서(Mietvertrag)가 필요함.

  - 이어 외국인청에 비자 신청이 필요한데, 구비 서류는 비자신청 양식, 여권, 여권사진 2매(35mm x 45mm, 밝은 배경 등 소정 규정에 따른 사진), 독일 거주신고서(Anmeldungsnachweis), 의료보험 가입 증명서 (Krankenversicherung), Travel Order: 재직증명서, 발령장, 급여증명서(회사근무연수, 발령일자/발령기간, 급여 표시: 관청에 따라 차이가 있을 수 있으나, 프랑크푸르트의 경우 영문도 가능), 현지 사무소/법인 운영 전권 위임장(Vollmacht, 한국에서 독일어로 번역 및 공증 후 아포스티유 확인 필요), 주택계약서 (Mietvertrag), 가족동반의 경우 호적등본, 노동청 구비서류(경우에 따라 최종졸업증명서, 최근 3개월 급여 내역)

  - 다만 관할 관청에 따라 구비 서류에 다소 차이가 있을 수 있음.

 ○ 연락사무소 설립 절차 및 필요서류

  - 연락사무소의 설립은 비교적 간단하며, 관할시청 사업자등록청(Gewerbeamt)에 필요서류를 제출하면 신고필증을 발급 받게 됨.

  - 신고필증 교부대는 지자체 별로10-60유로로 상이함. 또한 신고 시 연락사무소의 경우 독일 법적 개념이 아니므로 일반적으로 통칭되는 Repraesentanzbuero로 등록이 가능하지 않을 경우 비독립지사(Unselbstaendige Niederlassung)로 등록하면 됨.

  - 필요서류는 관청에서 교부하는 영업등록신고서, 여권과 비자(Aufenthaltsgenemigung, 사후 제출가능), 독일거주신고서(Anmeldungsnachweis), 사무소 설치에 대한 본사의 전권 위임장(연락사무소장 선임 내용 포함)을 비롯하여 한국 상업 등기등록본과 본사 사업자 등록증 및 연락사무소장 파견 명령서(한국 내 지정 공증사무실을 통한 번역 공증 및 외교 통상부 영사 민원실 발행 아포스티유 확인 필요), 직무 자가 증명(정확한 업무 활동 명기) 등임. 이 외에도 업종에 따라 필요한 경우 영업 활동 허가증(수공업종이나 요식업, 식료품, 의약품 등)이나 기타 관청 담당자에 따라 신원 증명서(Fuehrungszeugnis) 등을 요청하기도 함.

  - 추가로 사무소 은행계좌 개설, 사무실 임차 계약서 등이 필요함.

  - 연락사무소는 관련 제반 서류 구비시 즉시 내지 최대 3일 내 설립 가능함.

  - 사무소 설립신고 후에는 관할 세무서에 대한 세무신고를 통해 급여 소득세 납세번호 등을 취득해야 하며 이는 2~3주 정도 소요됨.

  - 연락 사무소의 청산은 별도의 유예기관 없이 폐쇄 신고 시 즉시 소멸됨.

○ 별도 유의 및 기타 사항

  - 사무소 설립신고서 작성 및 설립 후 관할 세무서에 대한 세무 신고시, 동 연락사무소가 영업활동을 하는 고정사업장으로 인식되지 않도록 서류 작성에 특히 유의해야 하며 전문가의 자문을 받는 것이 바람직함.

  - 대표자는 고용관계가 한국본사와 이뤄져 한국 고용법의 적용을 받으므로 별도의 조건은 없음.

  - 임대차 계약 시 한국의 대표자가 반드시 독일에 내방할 필요는 없으며 사무소장으로 내정된 주재원에 대한 대표 위임장으로 계약이 가능함.

  - 한국상업등기본을 위시한 모든 회사 관련 서류는 반드시 한국 내 독일어 번역 및 공증 절차를 거쳐 한국 외교통상부 영사과 민원실을 통한 아포스티유 확인이 필요함.

  - 경우에 따라 가족동반 시 혼인 및 가족관계증명서, 급여 증명서, 학교 최종증명서(영문, 향후 필요할 경우) 등도 필요할 수 있으며 가족 동반 시 비자 취득에 필요한 호적등본과 같은 개인 공문서의 경우 국내 발급 한글 원본을 아포스티유 확인 절차를 거쳐, 독일 내 한국 영사관에서 제공하는 서식에 맞게 작성하여 영사관의 번역 인증을 받으면 됨.

  - 연락사무소에 대한 세무사항은 주재원 및 현지 직원에 대한 소득세 및 사무소 경비에 대한 매입부가세 환급 등이며 직원의 월 급여에 대한 소득세는 매월 관할 세무서에 신고 및 납부해야 함.

  - 세무사 사무실이 급여계산 및 각 관청에 대한 제반 신고업무를 대행할 경우, 매월 1인당 50 유로의 수수료가 발생하며 부가세 환급신청관련 업무에 대해서는 환급액의 10% 이내에서 용역수수료를 청구하는 것이 일반적임.

□ 향후 전망 및 시사점

 ○ 지난 2~3년간 한국 중소기업의 대독일 진출이 증가하면서 연락사무소를 초기 진출 형태로 선택하는 경향이 두드러지며 연락사무소 개설 이후 현지 상황을 살펴 법인 설립을 시도하는 경우가 일반적임.

 ○ 연락사무소는 비교적 설립 절차가 간단하나 만일 독일어가 능숙하지 않는 경우 반드시 전문가를 통해 위탁 신고하는 것이 좋으며 직접 신고할 경우에도 세무서에 반드시 확인한 뒤 작성하는 것이 바람직함.

 자료원: 독일 관련 기관 정보, 독일상공회의소, 법률 회계사 자문, 독일 주재 대한민국 영사관 및 KOTRA 자체정보 종합