독일, 수출 첫걸음 르포 I – 성공적인 전시회를 위한 길잡이

- 전시회는 전 세계 바이어 접촉을 위한 최상의 기회 -

- 적절한 사전 준비만이 전시회 참가 효과 최대화 가능 -

 

 

 

‘수출 첫걸음 르포’는 총 4차례에 걸친 기획보고서로, 1편 전시회, 2편 시장 진입 준비와 바이어 접촉, 3편 관세 및 인증, 4편 디자인과 제품 포장으로 나눠 연재할 예정임. 시장 진입 준비와 바이어 접촉편은 수출 초보 기업을 대상으로 독일 시장 진입 준비와 바이어 접촉 시 중요한 사항 및 유의사항을 총괄 정리한 것으로, 수출 경험이 많지 않은 중소 수출기업의 시장 개척을 적극 지원하고자 하는 취지에서 작성함.

 

□ 전시회 사전 준비는 이렇게

 

 ○ 독일, 전 세계 10대 전시장 중 4개 소재

  - 독일 내에는 총 22개의 전시장이 소재하며, 연간 약 150개의 국제 전시회가 개최되는데 세계 10대 전시장 중 4개(하노버, 프랑크푸르트, 쾰른, 뒤셀도르프)가 독일에 소재함.

  - 독일 전시산업의 연간 매출 규모는 34억5000만 유로(2014 기준)에 이르며, 총 방문객은 1000만 명, 전시 참여기업 18만 개, 경제적 파급효과가 370억 유로에 이르는 등 독일은 전시산업의 메카라 할 수 있음.

  - 독일 내 개최되는 전시회 중 규모가 크고 인지도가 높은 전시회는 아래와 같음.

 

독일 내 주요 전시회

                                                                                                                        (단위: 유로/㎡)

전시회명	개최지	분야	개최주기	전시회 임차료(조립, 독립부스 기준)
Automechanika	프랑크푸르트	자동차부품	격년	260~292
IAA	프랑크푸르트	자동차	격년	기본 138~166 (독립 부스의 경우, 최대 40% 추가)
Medica	뒤셀도르프	의료기기	매년	215~
Ambiente	프랑크푸르트	소비재	매년	230.90~297.10
Hannover Messe	하노버	자동제조 및 제어기술, 전기	매년	215~
CeBit	하노버	정보통신	매년	236~
Light+Building	프랑크푸르트	건축, 조명	격년	257.50~319.50
Gamescom	쾰른	게임	매년	113~238

주: 전시회 임차료는 IAA, Gamescom을 제외하고 2016년 기준 가격이며, 전시 참가 신청 시점에 따라 가격에 편차가 있음.

자료원: AUMA, 각 전시회 사이트, KOTRA 프랑크푸르트 무역관

 

 ○ 국내 소재 독일 전시기업 최대한 활용

  - 전시회 참가를 위해서는 준비해야 할 것이 상당히 많은데, 독일의 경우 3개월 무비자 체류가 가능하므로 비자는 크게 문제되지 않으나, 제품 운송 송부 문제에서 전시장 부스 꾸미기, 임차, 마케팅 전략 등 사전 준비가 성공적인 전시회 참가에 필수적임.

  - 독일 전시회에 참여하기 전 우선적으로 국내에 지사를 둔 프랑크푸르트 메쎄(Messe Frankfurt)의 한국지사와 쾰른 메쎄(Messe Koeln) 및 뒤셀도르프 메쎄(Messe Duesseldorf)의 한국 공식 대표부인 라인메쎄㈜에 문의를 해, 상세 정보와 상담을 진행하는 것이 바람직함. 이 경우 독일 내 본사와 접촉에서 오는 커뮤니케이션상의 불편한 수고를 덜 수 있음.

 

국내 및 독일 소재 주요 전시회장 주소 및 연락처

전시기업명	메쎄 프랑크푸르트 코리아(한국)	Messe Frankfurt(독일)
홈페이지	www.messefrankfurt.com
주소	서울 마포구 월드컵북로 396, 누리꿈 스퀘어 비즈니스 타8층	Messe Frankfurt GmbH Ludwig-Erhard- Anlage 1 60327 Frankfurt a. M.
Tel.	02-775-2280	+49-690-7575-0
E-Mail	info@korea.messefrankfurt.com	info@messefrankfurt.com
분류	라인 메쎄㈜(한국)
홈페이지	www.rheinmesse.co.kr
주소	140-884 서울시 용산구 유엔빌리지길
Tel.	02-798-4343
E-Mail	info@messe.co.kr
쾰른 전시 안내	전소라 대리(Tel.: 02-798-4105, E-mail: sjon@rmesse.co.kr)
뒤셀도르프 전시 안내	성미정 주임(Tel.: 02-798-4104, E-mail: mjsung@rmesse.co.kr)
분류	Koelnmesse(독일)	Messe Duesseldorf(독일)
홈페이지	www.koelnmesse.com	www.messe-duesseldorf.com
주소	Koelnmesse GmbH, Messeplatz 1, 50679 Koeln	Messeplatz, Stockumer Kirchstraße 61,  40474 Duesseldorf
Tel.	+49-221-821-0	+49-211-4560-01
E-Mail	info@koelnmesse.de	info@messe-duesseldorf.de

자료원: 해당 전시회 홈페이지

 

  - 이 외에도 에이전트 형식으로 국내에서 독일 전시회 참가를 지원하는 기업(Deutsche Messe, 아이피알포럼) 또는 기관(예: 한독상공회의소)이 소재함.

  - 아래에서는 전시 참여 초보기업이 전시회 이전에 구비해야 하거나 유의해야 할 사항을 알고 있으면 도움이 될 수 있는 정보를 단계별로 정리함.

 

□ 독일 전시회 참가를 위한 필독사항

 

 ○ 가능한 빠른 참가 신청으로 부스 배정의 이점 최대 활용 필요

  - 독일 기업은 이미 전년에 차년도 전시회 계획을 잡고 예산 배정을 끝내는 등 전시회 계획을 사전에 수립해, 신청 역시 전시회 개최 6개월 전에 완료하는 경우가 많음.

  - 전시기업 관계자에 따르면, 국내 업체가 전시회 참가 계획이 있을 경우 가능한 빨리 참가 신청을 하는 것이 좋으며, 전시 개최 약 8개월 전까지 신청하는 것이 바람직하다고 함. 이는 큰 규모의 전시회에서 부스의 위치가 매우 중요한데 빨리 전시 참가 신청을 할 경우 좋은 위치를 선점할 가능성이 높기 때문임.

 

 ○ ATA까르네(Carnet)(물품의 무관세 임시통관증서)

  - 전시품 통관방법은 수입통관 및 보세통관 2가지가 있는데, 수입통관의 경우, 전시회 종료 후 전시회물품의 바이어 인도 및 판매가 가능하나 보세통관은 반드시 선적서류에 기재된 무게 및 수량 전량을 한국으로 재 반출해야 함.

   · ATA 까르네는 ATA 협약 가입국(2015년 9월 30일 기준 74개국) 간 상품 견본이나, 직업용구, 전시회의 용도로 물품을 해외에서 사용 후 국내로 다시 반입할 물건에 대해 통관절차를 신속하고 편리하게 하는 제도

  - 독일 내에서는 까르네 사용이 일반화돼 있는데, 특히 관세와 부가가치세 등의 세금을 면제받을 수 있고, 통관 시 부가적인 통관서류 작성이 불필요하다는 장점이 있음.

  - 단, 농산물, 식료품, 위험물품, 소모품 등 부패의 우려가 있거나 1회용품 또는 수입국이 수입을 금지하고 있는 품목은 제외되므로, 사전 확인이 필요함.

  - 까르네는 대한상공회의소를 통해 발급 가능하며, 유효기간은 1년임. 다음 사이트 참조(http://cert.korcham.net/html/carnet/carnet01.jsp?menu=4)

  - 만일 보세통관 전시품을 현지 판매 등 현지 처분할 경우, 사전에 통관업체를 접촉해 수입관세를 납부하는 절차를 밟아 수입통관 전시품으로 변경해야 함.

  - 독일 세관에서는 전시품 밀반출 사례 증가로 통관심사를 엄격하게 진행하므로 선적서류 작성시 상세한 전시품 정보(전시품 모델명, 시리얼 넘버, HS Code)를 반드시 기입해야 함.

 

 ○ 사전 마케팅은 성공적인 전시회 참가의 열쇠

  - 전시참가 초보 기업의 경우, 준비가 부족한 기업이 많은 편인데 직접적인 사전 마케팅이 중요함.

  - 즉, 전시회 2~3개월 전부터 잠재 바이어를 물색해 우편이나 이메일 등을 통해 제품 소개와 아울러 전시회 부스 방문 여부 문의, 부스방문 요청, 상담 희망 시간 등의 내용으로 초청장을 작성해서 발송하는 것이 좋음. 발송 후 유선상의 접촉을 통해 관심도를 확인하는 것도 바람직함.

  - 전시회를 이용해 바이어의 부스 방문을 유도할 경우, 전시회 참가 성과를 높이고 향후 성약으로 이어질 가능성을 보다 확대할 수 있는 기회가 될 수 있음.

 

 ○ 통역원도 전시회 참가 일원

  - 일반적으로 독일에서는 독일어와 영어가 가능한 통역자를 섭외하는 것이 최상이나 가능하지 않는 경우가 많고, 전시회 참가 팀원으로 영어 통역이 가능할 경우에도 현지어 통역자를 섭외해 적절히 대처하는 것이 필요함.

  - 아울러 전시회 참가팀원(통역 포함)도 전시제품과 관련된 정보를 공유해 바이어를 대응하는 것이 중요한데, 통역이나 아르바이트 학생 등의 임시 전시 인력도 참가업체의 지원으로 인지하게 되므로 미리 섭외를 해 해당 기업이나 제품에 대한 충분한 숙지 후 바이어를 대응하도록 조치해야 보다 성공적인 미팅이 가능할 수 있음.

  - 전시통역원의 1일 8시간 근무 기준 임금은 180~200유로(교통비 별도)선이며, 통역원의 수준이나 통역 내용의 난이도, 또는 통역시간에 따라 통역비에 변동사항이 있을 수 있음.

  - 전시통역원 섭외는 각 관할지역 별로 독일 내 KOTRA 프랑크푸르트, 함부르크, 뮌헨 무역관을 통해 정보를 제공받을 수 있으며, 관련 전시 통역 인원 정보는 개별 무역관 사이트에 소개돼 있음. 일례로 프랑크푸르트 무역관의 사이트는 아래와 같으며, 이 사이트 내 현지 시장정보(호텔, 통역원 정보) 활용 요망(http://www.kotra.or.kr/KBC/frankfurt/KTMIUI090M.html?SITE_CD=01005&SITE_SE_CD=1039506&TOP_MENU_CD=33377&LEFT_MENU_CD=36834&MENU_CD=36834)

 

 ○ 전시부스 장치 업체 선정

  - 전시부스의 디자인을 담당하는 장치업체 선정 시 2개 이상의 업체로부터 견적을 받아 비교하는 것이 유리하며, 업체 선정은 사전 소요시간을 고려해 늦어도 전시회 개최 2개월 전에는 계약을 완료해야 함.

  - 장치업체 선정은 다양한 현지 전시 수주 경험과 시공 실적을 감안해 선정하는 것이 바람직하며, 대부분 국내 및 독일 장치업체는 현지 파트너 시공 업체를 통한 위탁 시공을 진행하는데, 한국 소재 장치업체 선정 시 독일 경험이 많은 기업이 유리함.

  - 특히 전시품의 성격에 따라 차이가 있을 수 있으나 기본적으로 밝은 조명 설치는 참관객의 주목을 끌 수 있음.

 

 ○ 운송서비스 및 현지 통관 시 필요 서류

  - 일반적으로 운송서비스의 경우, 창고에서 부스까지 전시품 운반, 전시 중 전시품 포장 박스 보관, 전시회 종료 후 전시품 포장 박스 반환 등의 서비스가 모두 포함돼 있음.

  - 현지 통관 시 필요한 서류는 아래와 같음.

   ∙ 상업용 송장(Commercial Invoice)

   ∙ 포장명세서(Packing List): 포장된 제품의 수량, 순 중량, 총 중량, 일련번호 등 기재

   ∙ 제품설명서: 정확한 제품 설명, invoice value, 무게, country origin, HS Code 등 작성

   ∙ 선하증권(Bill of Landing, B/L); 해상운송계약에 따른 운송화물의 수령 또는 선적을 인증하고, 화물의 인도 청구권을 문서화한 증권 또는 항공화물운송장

   ∙ 물품 무관세 임시 통관증서(ATA Carnet)

  - 전시품을 직접 운반(핸드 캐리)할 경우, 영문 송장(Invoice), 물품 무관세, 임시 통관증서(ATA Carnet) 등을 필히 지참해 현지 공항에서 관세 부과 및 통관절차에 대비해야 함.

  - 운반 시에는 최소 무게 비용을 지불해야 하는 경우가 있으므로, 전시품을 큰 상자 단위로 포장하는 것이 좋음.

 

 ○ 최대한 비용 절감

  - 전시 조기 신청 시 전시회마다 편차가 있기는 하나, 할인 혜택이 있는 경우가 있으므로 전시 참가 계획이 확정된 경우 조기 신청을 통해 비용 절감이 가능함.

  - 전시장 내 비즈니스 센터 등을 통해 출력 서비스를 이용하거나, 추가로 필요한 소모품(예: 멀티 탭, 연장선, 휴지통, 휴대용 청소기 등)을 대여하거나 별도의 인력 서비스를 제공받을 경우 추가 비용이 발생하므로 사전에 리스트를 꼼꼼히 작성해 확인할 경우 비용 절감이 가능함.

  - 전시회 개최 기간 중에는 호텔 숙박료가 평소 대비 2~3배 비싸지며, 전시장 인근 호텔 예약이 매우 어려우므로 전시회 참가가 확정될 경우 최소 2~3개월 전 호텔 예약을 완료하는 것이 좋음.

 

 ○ 적절한 전시홀 배정이 중요

  - 독일 전시홀은 대체로 제품군으로 분류돼 전시되기 때문에 자사 제품의 품목군이 전시하고 있는 전시홀에 배정돼야 보다 적합하고 우수한 바이어를 만날 확률이 높은 편임. 만일 적절한 전시홀이 아닌 경우, 경우에 따라 사전에 시정을 요청해볼 만함.

  - 국가관의 단점은 다양한 품목이 공동관의 형식으로 전시되므로 한국 상품을 보려고 오는 바이어가 드물고, 바이어들이 주로 품목별로 찾아다니는 관계로 전시홀 내 주요 전시 품목군에 속하는 것이 매우 중요함.

  - 전시부스 위치를 마음대로 선정할 수 있지는 않으나, 가능한 한 참관객이 많이 이동하는 전시홀 입구 주변이나 중앙부 등에 배정받는 것이 보다 유리함.

 

 ○ 전시장은 경쟁기업과의 영업 각축장

  - 전시 참관객에 따른 분류와 아울러 상담 일지를 작성하는 것이 바람직하며, 일례로 구매의사를 밝힌 바이어에 따라 정리 및 분류해 활용하는 것이 좋음.

  - 국내에서는 바코드나 무선기술을 활용한 카드 리더기를 부스에 비치해 참관객의 정보를 저장 가능한 등록 시스템이 사용되기도 하나, 독일의 경우 바이어 성명 등이 몇 년 전부터 등록 정보에 포함돼 있지 않으므로 사전에 확인이 필요함.

  - 부스를 방문하는 바이어는 최소한의 시간에 최대한의 참관 효과를 얻기 원하므로 전시 제품과 관련해 기술적 문의나 가격 등의 상담 시 신속하고 적극적인 대응이 필요함.

 

 ○ 전시회 내 제품 진열 효과 및 부스 홍보

  - 제품의 품질이 가장 중요하며, 내구성 등도 중요하나 바이어의 눈을 끌 수 있는 제품의 차별성도 중요함.

  - 따라서, 바이어의 관심과 상담 성과는 제품에 대한 흥미에 비례할 수 있기 때문에 전시회에서 제품을 어떻게 전시하느냐 하는 것도 중요한데, 단순하게 진열할 경우 주목을 끌기 어려우므로 제품의 특징을 잘 홍보할 수 있는 방법을 찾는 것이 중요함.

  - 일반적으로 전시 부스에는 3면이 비어 있는 공간으로 일반 기업 포스터를 몇 장 붙이는 경우가 허다하나, 바이어의 눈길을 끌 수 있는 아이디어를 접목시켜 활용해볼 만함.

 

전시부스 사례: 개별관-국가관(한국-이탈리아-벨기에)

 

자료원: KOTRA 프랑크푸르트 무역관

 

  - 아울러 전시 주최 측에서 제공하는 다양한 홍보수단도 적극적으로 사용해볼 만한데, 열쇠고리를 비롯해 다양한 프로모션 패키지 등을 활용 가능함.

  - 아울러 전시주최 측에서 전시기간 중 개최하는 네트워킹 파티 등을 통해서도 바이어를 발굴하는 것이 가능하므로 적극적으로 참가를 권장함.

 

 ○ 지적재산권 분쟁 대응 필요

  - 지적 재산권 부문에서도 대비가 필요한데, 전시 기업 중 타 기업 제품을 모방해 전시회 내에서 고발을 당하거나, 세관으로부터 물건을 압수당해 전시 기회조차 제대로 누리지 못하는 경우도 가끔 발생함. 타 업체의 전시품을 모방한 제품이거나 오해의 소지가 있는 제품은 전시하지 않도록 해야 함.

  - 아울러 타 국가의 모조품이나 상표 도용 등에 따른 피해에 대응하기 위해서는 신 개발 제품에 대한 상표권이나 특허 등록을 통한 사전 대응이 반드시 필요함.

  - 한국특허청과 한국지식재산보호협회, KOTRA는 공동으로 ‘국제 지재권 분쟁대응 지원사업’ 지재권 상담, 상표 또는 디자인 출원, 세관 지재권 등록, 온라인 침해조사 모니터링, 피침해 실태조사 및 단속 지원 등을 제공하고 있음.

  - 독일 프랑크푸르트의 경우, 한국특허청의 지원 하에 설치된 IP 데스크를 통해 상표출원이나 등록 절차, 지재권 침해, 피침해 구제 등 지재권 관련 상담이 가능함. 독일 프랑크푸르트 IP 데스크 연락처는 다음과 같음. (+49-69-50956-5679, donghee.lee@kotra.or.kr)

 

 ○ 전시회 내 기본 매너와 유의사항

  - 전시회 기간 중 상품 판매는 금지사항이며, 만일 판매 행위가 발각될 경우 향후 전시회 참가 시 불이익이 있을 수도 있으니 유의해야 함.

  - 전시장 출입증은 상시 소지해야 하고 양도는 금지이며, 전시회 개장과 폐장시간을 준수해야 함. 특히 전시 마지막 날에도 이를 준수해 향후 전시 주최측으로부터의 불이익이 발생하지 않도록 해야 함.

  - 전시품 포장박스는 반드시 분해 또는 펼쳐서 폐기해야 하며, 쓰레기 봉투 등은 전시회장 내 서비스 센터에서 구입 가능하며, 폐기물 컨테이너 역시 임대 가능함.

  - 전시 개최기간 중 자사 부스에 항시 인원을 배치하고 귀중한 제품 샘플이나 여권, 지갑 등은 잠금 장치가 있는 장소에 보관하는 등 안전에 주의해야 하며, 별도의 경비 인력을 고용해 전시부스를 관리하게 할 수 있으나 추가 비용이 소요됨.

  - 전시장 내에는 금연을 해야 하며, 위반 시 벌금이 부여되므로 주의가 필요함. 부스 내 식사 역시 자제할 필요가 있음.

 

 ○ 지나친 기대는 금물

  - 전시회에 처음 참가하는 기업 중에 참가를 통해 많은 계약이 성사될 것으로 기대하는 경우가 있는데, 이는 품목에 따라 편차가 있고 제품이나 가격, 바이어의 특성 등 다양한 변수에 따라 길게는 1~2년이 소요될 수 있음.

  - 단순 샘플 주문이나 생활용품의 경우에는 바로 계약이 성사될 가능성이 높은 반면, 산업용 설비나 기계 제품의 경우 전시회 참가 후 마케팅 활동을 통해 고객과의 관계를 형성하고, 이를 토대로 거래 성사 가능성을 높여야 함.

  - 처음 전시회에 참가해 거래 기업과의 계약이 성사되기는 매우 어려우나, 몇 번에 걸쳐 꾸준히 나온 기업을 유심히 본 바이어들과 계약이 체결되는 경우가 많음.

  - 이는 기업이 많은 비용을 들여 전시회에 3년 연속 참가했다는 것은 일단 기업이 생존력이 있다는 것을 의미하며, 자사 제품의 품질에 자신이 있다는 것을 의미함.

  - 따라서, 전시회를 통해 꾸준히 제품을 알리고 Follow Up을 지속적으로 해나간다면 수출 거래 성사 가능성이 상당이 높은 편임.

 

 ○ 철저한 사후 관리

  - 전시회 이후 상담 바이어 명단을 정리하고 지속적인 관리가 중요한데, 부스를 방문한 모든 참관객에게 서면이나 이메일로 감사 편지를 송부하고, 상담과정에서 차후 처리해 주기로 한 사항에 대해 신속하게 답변하는 등 바이어 관리를 철저히 하는 것이 중요함.

  - 아울러 전시회 참가를 통한 업체 내의 노하우를 별도로 정리해 매뉴얼화 시킬 경우, 직원 변동에도 대처 가능하고 지속적인 전시회 참가 성과를 내는 데도 도움이 됨.

 

 ○ 전시 초보기업은 국가관 참여가 유리

  - KOTRA 또는 국내 소속 산업 협회는 국내기업을 단체로 모집해 국가관을 만들어 부스를 설치하며, 주로 전시장과의 협상을 통해 부스 면적 임차, 부스 설립, 저변 시설 등을 제공함.

  - 이 경우에는 한국관(국가관)이 구성되는데, 관심 바이어 발굴 및 리스트(전시회 입장권 포함) 제공과 통역 및 행정요원 배치가 가능함. 이 외에도 전산비품과 사무용품, 정수기, 전용 국가관 인터넷 등의 사용이 가능함.

  - 특히 전시초보기업의 경우 국가관을 통해 참가하는 것이 비용이나 수고를 덜 수 있는 방법이며, 3~4년에 걸쳐 전시 참여를 통해 경험이 축적됐을 경우 별도 전시에 참여를 하는 편이 유리함. 국가관 참가 시 국고 지원 금액은 전시 비용의 50%에 해당됨.

  - KOTRA가 현재 지원하는 2016년 주요 전시회(잠정)는 아래와 같으며, 격년으로 개최되는 전시회의 경우 리스트에 미포함됨.

  - 국가관에 참여하는 경우에도 사전에 관심이 가는 희망 바이어 등을 적극 발굴할 경우, 전시 참가 효과를 확대할 수 있음.

 

  - 아울러 KOTRA가 운영하는 글로벌 전시포털 사이트(www.gep.or.kr)를 통해 국내 및 해외 전시정보와 다양한 전시회 관련 정보 입수가 가능함.

 

□ 전망 및 시사점

 

 ○ 전시회는 해당 개최국 바이어뿐만 아니라 전 세계 관련 분야 바이어들이 대거 참가하므로 신제품 소개나 기업 이미지 제고, 신규 판로 개척을 위한 가장 기초적이고 효과적인 마케팅 수단이라 할 수 있음. 국내기업의 전시회 참가에 대한 인식 개선으로 유럽 재정위기에 따른 경기 부진에도 독일 내 국내 기업의 참가가 꾸준히 이어지고 있음.

 

 ○ 전시회는 단기간에 최대의 효과를 낼 수 있는 최상의 기회이므로, 철저한 사전 준비와 사후관리는 수출 초보기업을 성공적인 전시회로 이끄는 지름길이라 할 수 있음.

  - 전시회 참가 경험이 없는 기업의 경우 위의 사항을 잘 숙지해 시행착오를 다소 줄일 수 있을 것으로 예상되며, 국내 전시 관련 기관이나 독일 전시 주최기업의 정보를 최대한 활용해야 할 것임.

 

 

자료원: 독일전시산업협회(AUMA), 주요 전시기업 담당자 인터뷰, 각 전시회 사이트, 글로벌 전시포탈(gep) 및 KOTRA 프랑크푸르트 무역관 자료 종합