중국 화장품 위생허가의 필요성과 우리 기업들이 놓치는 점

이재진 상하이 알란(ALAN) 대표

기업의 국적을 떠나 화장품 업체에 있어 중국은 이미 가장 중요한 비중을 차지하는 시장이 됐습니다. 이미 쉽게 접할 수 있는 수치 및 통계들만 보아도 중국 화장품 시장은 아직도 성장 단계이며, 결국은 중국이 곧 미국을 제치고 세계에서 가장 큰 화장품 시장이 될 것이라는 데 대부분 동의하고 있습니다. 이를 반영하듯 중국으로 진출을 하는 화장품 업체들도 점점 증가하고 있습니다.

중국에 진출해 화장품을 판매하시는 방법도 여러 가지입니다. 크게 보면 요즈음 많이 생겨나고 있는 직구 방식, 중국 웨이신(WeChat)을 플랫폼으로 판매하는 웨이샹의 방식, 밀수 혹은 대량의 핸드캐리로 들어와 도소매가 되는 방식, 위생허가증을 받고 정식으로 통관돼 온·오프라인에서 유통돼 판매되는 방식 등이 있습니다. 어느 방식으로 판매되든 우리 기업들의 궁극적인 목표는 단연 장기 이윤 창출입니다.

그렇다면 중국 화장품 위생허가는 우리 기업들의 이윤 창출과 관련해 어떠한 영향을 미칠까요? 약 5년 동안 화장품 위생허가 대행 업무를 맡아 전 세계 천여 개 이상의 업체들과 소통하며 느끼고 쌓은 경험을 토대로 몇 가지 내용을 나누어 보고자 합니다.

결론은 화장품 위생허가가 답이다.

중국에서 과연 화장품 위생허가를 받아야 할 필요가 있을까? 많은 기업이 직면하는 문제입니다.

위에서 간략히 정리한 것과 같이 이미 중국에서는 합법적이든 비합법적이든 여러 가지 방식으로 화장품이 들어와 판매되고 있습니다. 특히 한국의 경우 미국이나 프랑스와 달리 중국과 거리상 근접하므로 제품의 운송이 비교적 용이해 비합법적인 방식이 빈번하게 사용되고 있습니다. 아울러 일부 제품은 허가증 없이도 소위 말하는 대박을 터뜨리는 경우도 보이고요.

화장품 위생허가증을 취득하기 위해서는 제품당 원화로 몇백 만 원씩 비용이 발생하며, 일반류의 경우 6~8개월, 특수류의 경우 1년 이상의 시간이 소요된다는 사항도 우리 기업들에 적지 않은 부담으로 다가옵니다. 이렇게 비용과 시간을 들였는데도 허가증을 제대로 받았다는 업체는 많지 않고, 일부 업체는 수년 동안 2~3개의 다른 대행업체를 통해 위생허가를 진행했다가 아무런 결과도 얻지 못한 우리 기업들도 보았습니다.

그럼에도 불구하고 통계상으로 보면 중국 내에서의 화장품 매출은 위생허가를 받은 품목의 수와 정비례합니다. 어떻게 보면 당연지사라고 생각될 수 있습니다. 중국 대리상들과 상담하기에 앞서 항상 위생허가증의 유무를 확인을 하는데 위생허가증 없이는 제대로 된 상담도 이루어지지 않는 것이 사실입니다.

아울러 재미있는 사실은 앞서 말씀드린 허가증 없이 대박을 낸 제품들도 결국에는 위생허가 신청을 한다는 것입니다. 여러 가지 유통방식이 있지만 중국에서 화장품을 판매하는데 있어 결국에는 정식 유통이 밑받침이 돼야 하며 이를 위해서는 위생허가증이 필요하다는 결론이 나오기 때문이라고 합니다.

예를 들어 세안비누의 경우 중국으로 수입 시 꼭 화장품으로 신고를 하지 않아도 되는데, 일부 기업들은 굳이 화장품으로 분류해 위생허가를 신청하는 경우도 있습니다. 일반 비누와 달리 화장품으로 위생허가증을 취득할 경우 더욱 적극적인 광고를 할 수 있으므로 이는 매출과 직결이 된다는 이유입니다.

기존에는 허가증 없이 중국으로 판매했다가도 중국 내에서 더욱 많은 유통망을 확보하고 매출을 올리기 위해서는 위생허가증이 필요하다는 결론을 내리는 기업들을 많이 보았습니다.

우리 기업들이 놓치는 점들

첫째로, 화장품 위생허가에 있어 가장 중요한 점은 대행업체 선정입니다. 이는 절대적인 부분으로 직접 허가증 전담 부서를 운영하는 소수 몇 개 기업을 제외하고, 대다수 기업은 대행업체를 통해서 허가증을 진행하고, 대행업체의 노하우 및 경험에 의해 위생허가증의 취득 여부가 결정되기 때문입니다. 그렇다면 어떻게 해야 좋은 대행업체를 선정할 수 있는지가 관건일 것입니다.

현재 대부분의 우리 기업들이 사용하는 방법은 인터넷, 혹은 지인으로부터 소개를 받은 여러 업체에 연락을 취해 진행에 소요되는 비용 및 기간 등을 문의한 후 그 정보를 토대로 비교평가를 하고 중간대의 업체를 선정하고 있습니다. 하지만 여기서 인지해야 할 것은 견적에서 언급된 비용과 기간이 실질적으로 소요되는 비용 및 기간과 많이 다를 수 있다는 것입니다. 만약 A라는 업체가 허가증을 8개월 안에 취득을 할 수 있다고 했고 B라는 업체는 4개월 안에 취득할 수 있다고 했다면, 대부분의 우리 기업은 B업체를 선정할 것입니다. 하지만 제 경험으로 B라는 업체가 소요기간을 과장했으므로(위에 정리한 대로 일반류의 경우에도 최소 6개월 이상의 기간이 소요됩니다) 그 밖에 다른 사항도 과장 및 허위일 가능성이 큽니다. 그렇다고 A업체가 더욱 실력 있다는 결론도 내릴 수 없습니다. 즉 대행업체가 계약을 성사시키기 위해 제공하는 정보만을 통해서는 대행업체 판별 및 선정이 힘들다는 것입니다.

그렇다면 어떻게 해야 좋은 대리업체를 선정할 수 있을까요? 일단 기존에 실제로 허가증 업무를 진행한 업체들로부터 좋은 대행업체를 소개받고, 해당 업체의 레퍼런스 목록 및 레퍼런스 업체의 담당자 연락처를 받아 직접 연락을 해보는 것입니다. 그리고 그 담당자를 통해 실제 소요뙨 시간 및 서비스의 질을 확인합니다. 가격은 추후에 진행하고자 하는 제품의 수량 및 다른 사항들을 이용해 네고를 하는 것이 좋습니다.

만약 주변에 좋은 대행업체 소개를 받을 곳이 없다면 인터넷 등을 사용하되, 중개업체 및 비용을 내고 광고를 올리는 업체는 되도록 피하는 것이 좋습니다. 좋은 업체는 대부분 소문을 타고 소개로 찾아오므로 굳이 광고를 하지 않습니다.

최근 2~3개월 안에 허가증을 받아줄 수 있다고 광고를 하는 업체들이 있다고 들었습니다. 중국에는 아직도 꽌시가 있고, 비용을 쓰면 정상적인 절차를 거치지 않아도 된다는 생각에서 비롯된 것 같은데 중국 식약청 절차는 2010년 4월 이후로 투명해지고 시스템화 돼 있습니다. 특정 인물을 통하거나 비용을 지불한다고 해서 2~3개월 안에 허가증을 발급받을 수 있는 업체는 없습니다. 실제로 그런 업체에 정확한 레퍼런스(대행 계약서 일자, 검측보고서 일자, 허가증 발급일 일자)를 요구해보면 사실이 아닌 것을 알 수 있습니다.

두 번째는 재중책임회사 선정입니다. 간단히 설명하면 단어의 뜻 그대로 중국 내에서 책임을 맡고 있는 회사라는 뜻인데 특정 제품에 대한 허가증이 발급됐다고 가정을 해보겠습니다. 그런데 해당 제품을 사용한 소비자가 이 제품으로 인해 알레르기 반응 등을 보여 법적인 조치를 취했습니다. 그렇다면 법적 책임은 물론 이 제품을 판매한 최종 대리상부터 시작되겠지만 최종적으로 연대책임은 재중책임회사가 짊어지게 됩니다.

그리고 이렇게 책임을 질 수 있는 재중책임회사가 없다면 중국 식약청에 허가증 신청 자체가 불가능합니다. 어떻게 보면 식약청의 입장에서는 제조판매업자가 허가증을 신청하는 것이 아니라 재중책임회사가 제조판매업자를 위해 허가증을 신청한다고도 볼 수 있습니다. 참고로 식약청에 접수되는 모든 문서에는 반드시 재중책임회사의 도장이 찍혀 있어야 합니다. 그러므로 허가증을 4년마다 갱신을 한다거나, 도로명 변경으로 인해 주소 변경을 한다거나, 제품의 중문명칭을 변경할 경우 반드시 재중책임회사의 도장이 필요합니다.

하지만 이미 기존에 허가증을 발급받은 업체들도 재중책임회사에 대한 개념조차 모르고 있는 경우가 많습니다. 많은 허가증 대리업체에서 이 부분에 대해 묻지도 않은 채 자신을 재중책임회사로 지정하고 허가증을 진행하기 때문입니다. 그럼 왜 대리업체에서 위험부담을 지면서도 스스로를 재중책임회사로 지정을 할까요?

만약 A라는 화장품 기업이 B라는 대행업체와 위생허가증을 진행하고 있는데 이 업체가 마음에 들지 않는다고 가정해봅시다. 그런데 B사는 A사도 모르게 스스로를 재중책임회사로 지정을 해놓았습니다. 이미 허가증 10개 정도가 이 재중책임회사의 이름으로 발급이 됐고, 다른 10개 제품이 현재 진행 중이라고 할 경우 A사는 다른 대리업체로 변경을 할 수 없게 됩니다. 대리업체가 마음에 들지 않아 다른 업체로 변경을 하려고 할 경우, 기존 업체에서는 이미 발급된 허가증 및 현재 진행 중인 제품 등을 등한시할 것이고 추후 허가증 갱신을 포기해야 하기 때문입니다. 즉 일부 대리업체는 기존의 고객들을 다른 대리업체에 잃지 않기 위해 스스로를 재중책임회사로 지정하는 경우가 많습니다.

실제로 이러한 경우를 가끔씩 보았으며, 재중책임회사 변경을 통해 대리업체를 변경함으로써 기존에 받은 허가증을 버린 경우도 목격했습니다. 영업집조만 있으면 외자기업이든 내자기업이든 재중책임회사를 맡을 수 있고, 재중책임회사의 변경도 약 2~3개월이면 가능하지만, 재중책임회사를 처음에 잘못 지정해 놓으면 추후에 커다란 낭패를 볼 수 있으므로 처음부터 신중한 선택이 필요합니다.

일반적으로는 제조판매업자의 중국 지사, 총대리상, 지인의 회사, 대리업체, 혹은 법률사무소 등을 재중책임회사로 지정을 합니다. 재중책임회사 선정 시 고려해야 할 사항들은 재중책임회사 비용, 허가증 관리능력 등이 있는데요, 정답은 없으나 대기업일 경우 중국지사를 설립해서 재중책임회사로 지정을 하는 경우가 많으며, 그렇지 않을 경우 총대리상 혹은 대리업체를 선정을 하는 경우가 많습니다.

마지막으로 중요한 사항은 중국 식약청의 시스템이 대부분의 우리 기업이 생각하는 것보다 훨씬 투명하다는 것입니다. 위생허가증은 중국 식약청에서 주최하는 심의단계를 통과해야만 비로소 발급이 됩니다. 그런데 이 심의는 내심제가 아닌 외심제의 시스템이 도입이 돼 있습니다. 즉 매월 개최되는 화장품의 심의는 외부 심사위원에 의해 결정이 되고, 약 2000명의 명단 중 추첨을 통해 랜덤으로 100명 정도가 선발됩니다. 심의할 때마다 항상 주체가 되는 심사위원들도 일부 있지만 이들조차 자신이 어떠한 제품을 심사하게 될지는 그때 상황에 따라 결정이 됩니다.

즉, 화장품 위생허가 심의는 식약청 외부인 명단의 추첨에 의해 결정이 되고, 누구에 의해 심의가 될지는 심의가 되는 그 시점까지 아무도 모르기 때문에 식약청 혹은 다른 관련 부서의 특정 인물을 안다고 해서 심의기간을 단축시킬 수 있거나 통과가 되지 않을 제품을 통과시킬 수는 없다는 것입니다.

지금까지 화장품 위생허가에 대해 정리를 해보았습니다. 위생허가는 어떻게 보면 중국에서 정식적인 유통을 통해 매출을 올리기 위한 도구가 되는 동시에 걸림돌로 여겨질 수 있습니다. 하지만 제품의 브랜드화, 이미지 제고, 장기적인 이윤 창출 및 고객군 확보 등을 목표로 하는 기업들에게 위생허가는 그 무엇보다도 현명한 선택입니다.

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식의견이 아님을 알려드립니다.