캐나다, 성공적인 바이어 미팅을 위해 알아두면 좋은 ‘꿀팁’

- 한-캐나다 발효 2년차, 양국간 교역·투자 확대 예상 -

- 자신감, 두괄식 답변, 문화적 금기사항 등 비즈니스 에티켓 중요성 커져 -

     

     

     

‘한-캐나다 자유무역협정(FTA)'은 2015년 1월 1일부로 발효돼 특혜관세가 적용되기 시작해 양국간 교역·투자 확대가 기대됨. 우리나라는 아시아국가로서 처음으로 캐나다와 FTA를 체결함으로써 가격경쟁력 제고 등을 통해 시장선점에서 유리한 위치를 확보함. 이 시점에서 현지 바이어 미팅의 성공사례와 실패사례를 통해 유의사항을 숙지하고, 성공적인 거래 성사를 이뤄낼 필요가 있음. 아래는 캐나다 현지에서 이루어지는 바이어 상담에 동참했던 무역관 직원 및 전담 통역원들과의 인터뷰를 토대로, 가장 빈번하게 회자됐던 내용을 중심으로 작성함.

     

□ 하이톤의 목소리보다는 침착한 목소리로 제품 홍보하기

     

 ○ 현지 바이어들이 싫어하는 상담 태도 중 하나는 소리 지르듯이 크고 하이톤으로 목소리를 내는 것

  - 우리 기업들은 간혹 미팅에서 쩌렁쩌렁 울리는 목소리로 제품 사양을 설명하는 경우가 있는데, 바이어들은 상대방이 화가 난 것으로 인지해 불쾌하게 생각하는 사례가 빈번함.

  - 현지 바이어들은 편안한 분위기에서 미팅을 진행하는 것을 선호하기 때문에, 지나치게 경직돼 있거나 큰 목소리로 일관해 질문에 답변하는 것은 부정적인 영향을 미칠 수 있음.

  - 따라서 차분하고 조곤조곤하게 제품에 대해 설명하는 동시에, 자사 제품 품질에 대한 자신감을 보여준다면 호감도가 상승할 것으로 예상됨.

     

 ○ 1차 바이어 미팅에서 침착하고 자신감 있는 목소리로 좋은 인상을 남긴 화장품 제조업체 A사, 이후 2차 임원진 미팅으로 이어져

  - A사는 서툴지만 자신 있게 제품을 영문으로 소개했고, 바이어측의 추가적인 질문에도 당황하는 내색 없이 제품을 설명했고 미팅을 무사히 마칠 수 있었음.

  - 바이어측은 단순하게 제품을 홍보하는 것이 아니라 회사에 대해 분석해오고 궁금한 점을 물어보는 등 적극적인 자세로 미팅에 임하는 A사를 높게 평가함.

     

□ 바이어의 질문에 두 귀를 쫑긋 열고, 두괄식으로 답변하자

     

 ○ 바이어 미팅에서 우리 기업들이 흔히 반복하는 실수 중 하나는 바이어가 말하는 도중에 말을 가로막거나, 질문에 대한 답변이 삼천포로 빠지는 경우임.

  - 짧은 시간 동안 진행되는 바이어 미팅 특성상, 회사 및 제품을 모두 소개할 수는 없기 때문에 2~3가지의 주력 제품만 간략하게 설명하고, 자세한 내용은 제품 카탈로그를 전달해 바이어가 직접 살펴볼 수 있도록 하는 것을 추천함.

  - 바이어가 말하고 있는 중간에 말을 끊거나 겹치는 행동은 본인을 무시하고 있다는 부정적인 인상을 주기 때문에 자제할 필요가 있음.

  - 바이어의 질문에 대한 답변을 두괄식으로 말하면 이야기를 장황하게 늘어놓지 않고 핵심만 전달할 수 있어 바이어의 집중력을 높일 수 있음.

     

 ○ 무역사절단 행사에 참가한 식품 제조업체 S사는 매사에 적극적으로 미팅에 참여했으나, 직접적인 거래 성사로 이루어지지 않아

  - 당시 면담에 참석한 바이어에 따르면, S사가 자사 제품에 자부심을 표명하는 것은 보기 좋았으나, 제품 사양에 대한 질문에는 시원한 답변을 주지 않고 상대방이 원하는 말만 늘어놓아 미팅에 집중하기 어려웠다고 전함.

     

□ 거래성사는 타이밍? 바이어 미팅 이후 후속조치 중요

     

 ○ 바이어 미팅에서 고무적인 성과를 얻었다고 해도 이후 미흡한 후속조치는 애써 공들여서 구축한 관계를 흐지부지하게 만들 수 있음.

  - 또한, 바이어측에서 제품 구매에 대한 내부 회의가 진행되고 있는 상황에서 우리 기업들이 연거푸 재촉성 이메일을 보내거나 전화해 재미팅을 요구할 경우, 오히려 구매에 부정적인 영향을 미칠 것으로 예상됨.

  - 가족 중심적인 캐나다 현지인들은 퇴근 이후에는 가족과 함께 시간을 갖고, 자녀들의 방학기간에 맞춰 휴가를 쓰는 경우가 많음. 이에 따라 이메일 또는 전화 회신이 지연되는 상황에는 인내심을 갖고 연락을 기다리는 것이 중요

  - 또한, 미팅 첫 만남에서 선물을 전달하는 것은 바이어측에서 부담스럽게 여길 확률이 높으니 자제하고, 감사 편지(Thank-you letter) 또는 자국 기념품 등 소정의 선물을 전달하는 것으로 충분함.

     

 ○ 바이어 미팅 이후에도 지속적인 이메일과 전화로 바이어와 신뢰 쌓은 자동차부품 제조 D사, 마침내 Tier 1 자동차부품업체 M사와 계약 체결에 성공

  - KOTRA 토론토 무역관 지사화 사업을 통해 5개의 현지업체와 미팅을 진행한 D사는 바이어측의 질문 중 즉답으로 대답할 수 없는 질문에 대해서는 이메일로 세부 정보를 제공하겠다고 약속했고, 한국으로 돌아가서 최대한 빨리 바이어에게 감사편지와 정보를 제공함.

  - D사 담당자는 이메일 송부 시 오탈자, 문법 등 사소한 것에도 주의 깊게 살펴야 한다고 전했으며, 꾸준하게 이메일과 전화를 통해 서로 교류하면서 바이어의 요구에 응답하는 것이 중요하다고 조언함.

     

□ 경쟁국 비하적인 발언은 금물  

     

 ○ 우리나라 중소기업의 경우, 주요 경쟁국들이 주로 중국 혹은 동남아권의 나라들이 주를 이루는 경우가 많은데, 바이어와의 상담 시 경쟁국가 상품에 대한 일반화된 또는 비하적인 뉘앙스가 높은 발언은 되도록 삼가는 것이 좋음.  

  - 바이어 상담에 동참하는 KOTRA 무역관 직원 및 전담 통역원들에 의하면, 간혹 우리나라 상품의 우수성을 강조하기 위해 값싸고 품질이 떨어지는 중국산 혹은 동남아산과는 다르다는 표현을 하는 경우가 있음. 이 같은 경우, 중국산 혹은 동남아산에 대한 인식이 나쁘지 않거나, 이미 중국산 혹은 동남아산 상품을 여럿 취급하고 있는 바이어들은 직간접적으로 불쾌함을 표명한다고 함.   

  - 캐나다는 여러 인종과 문화가 함께 공존하는 다문화를 지향하는 나라이기 때문에 위와 같은 경우가 아니라도 특정 인종, 나라, 지역에 대한 직접적 발언은 가급적 삼갈 것을 권장함.

  - 상담 직원 및 통역원들은 비교가 불가피할 경우, 시장을 선도하는 브랜드 혹은 상품에 비교한 가격 대비 성능을 강조하는 것이 더 효과적일 것이라고 전함.   

     

 ○ 일례로 무역사절단으로 토론토를 방문한 S사의 경우, 현지 바이어가 중국계 캐나다인임을 인지하지 못하고 중국에 대한 비하 발언을 한 것에 대해 바이어가 직접적으로 불쾌함을 표명하며 상담을 조기에 끝마치는 낭패를 본 일이 있음.

  - 비슷한 사례로, T사는 캐나다인 바이어와의 상담 중 중국산에 대한 발언을 했는데, 이에 대해 캐나다인 바이어가 현재 거래처가 중국 기업인데 그동안 별다른 문제가 없었다고 대답해 민망한 상황이 연출되기도 함.   

     

□ 드레스 코드는 비즈니스 캐주얼 선호

     

 ○ 캐나다에서는 비즈니스 미팅의 양측이 비슷한 복장으로 만나는 것이 보통인데, 법조계, 금융계, 고위관료 등의 경우를 제외하고 완벽한 정장차림으로 만나는 경우는 드물다고 할 수 있음.

  - 특히 중소기업들을 대상으로 하는 무역사절단사업, 출장 상담지원사업 등의 특성상 주로 유통업, 제조업 등에 집중돼 있는데, 이런 경우 바이어가 세미 정장 혹은 때에 따라 청바지를 입고 나오는 경우도 있을 정도로 자유로운 분위기임.

  - 물론 첫 미팅의 경우, 업종을 막론하고 안전한 선택을 하는 것이 좋기 때문에 세미 정장을 권장하지만, 바이어가 청바지를 입고 미팅 장소에 나타나더라도 미팅에 대한 성의 여부와는 별개의 일이므로 당황하지 않는 것이 중요함.  

     

 ○ 무역사절단을 통해 KOTRA 토론토 무역관을 방문, 식품 수출상담회에 참가한 식품 제조업체 B사는 어렵게 성사된 미팅에 등장한 바이어가 청바지에 캐주얼 재킷을 입고 등장하자 실망한 표정을 숨기지 못함. 거듭되는 통역원의 설명에도 기분이 풀리지 않았으나, 이내 간편한 복장으로 수출상담회에 참여한 여러 바이어들을 보고 안도하는 웃지 못할 해프닝이 연출됨.

     

□ 시사점

     

 ○ 물론 앞서 언급된 점들이 상담의 성패를 가르는 결정적인 요인이라고 할 순 없지만, 무역관 직원과 통역원들의 경험에 의하면 작은 오해와 작은 뉘앙스의 차이로 미팅이 원활하게 진행되기도, 불편한 기운이 흐르는 채 끝나기도 한다고 함.

  - 이미 지리적, 언어적, 문화적으로 먼 거리를 비즈니스 미팅이라는 제한적인 공간과 시간 안에 좁히기 위해서는 이와 같은 불필요한 요소들을 미리 파악해 최소화하는 것이 원활한 미팅의 첫 걸음이 될 것임.

     

 ○ 과거 북미출장 유의사항으로 자주 언급되던 부분들은 이제 찾아보기 어려워질 만큼 보편화됐으나, 사물을 가리킬 시 중지를 사용한다거나, 악수 시 상대방의 다른 팔을 잡거나 훑는 행동 또는 눈을 맞추기 꺼려하는 태도 등은 항상 유의할 필요가 있음.

 

 

자료원: KOTRA 토론토 무역관 자료 종합